"On estime avoir gagné 400h par an sur le travail du comptable grâce à Bellman”
Pouvez-vous vous présenter et présenter votre cabinet d’administration de biens ?
Je suis Mickael Roualec, gérant de cabinet dans le domaine de l'administration de biens depuis maintenant 21 ans. Mon parcours m'a amené à gérer plusieurs agences ayant pour activité le syndic de copropriétés au fil des années. Aujourd'hui, je suis associé dans trois cabinets spécialisés dans l'immobilier. Deux se consacrent exclusivement à l’activité de syndic de copropriété (dont Léa Syndic), tandis que le troisième, Imméa, élargit ses activités à la gestion locative, à la transaction immobilière, et bien sûr, à la copropriété. Léa Syndic représente actuellement 300 immeubles, soit près de 2000 lots, répartis dans toute la France. Léa Syndic est un syndic en ligne donc la taille moyenne des copropriétés est petite. C’est pour l’instant pour cette structure que nous avons choisis de déployer le logiciel Bellman.
Pourquoi avoir choisi Bellman comme logiciel métier pour votre cabinet d’administration de biens ?
La réponse à un besoin de rentabilité sur des petits immeubles
L'une de nos principales motivations était notre activité axée sur les petits immeubles. Ces derniers présentent une rentabilité nettement plus faible que les grands ensembles. Dans ce contexte, nous avions un besoin criant d'efficience pour gérer efficacement tous nos processus. Il nous fallait automatiser un maximum de tâches afin de passer le moins de temps possible dans la gestion de chaque immeuble. Il fallait aussi permettre aux copropriétaires de pouvoir faire des actions par eux même et de leur donner de la visibilité sur les actions menées afin qu’ils disposent des réponses à leurs préoccupations sans intervention humaine évitant ainsi le recours à l’écriture de mails ou des réponse téléphoniques.
C'est là qu'intervient Bellman. Ce logiciel nous offre la possibilité d'optimiser nos opérations, de gagner un temps précieux, et de renforcer notre efficacité globale.
La réponse à un besoin d’efficacité des comptables et conseillers
Jusqu’à présent nos comptables géraient en moyenne 1800 lots. Avec Bellman, ils pourront en gérer au moins 3000. Notre équipe est aussi composée de 5 conseillers qui sont l’équivalent de gestionnaires de copropriétés mais avec une approche différente En effet, comme Lea Syndic est un syndic en ligne, nos conseillers ne font pas de visite d’immeuble. Ils peuvent donc gérer plus d’immeubles que dans un syndic traditionnel, qui plus est, avec un logiciel comme celui de Bellman. Nous avons donc l’opportunité d’avoir une croissance avec une maîtrise de notre masse salariale.
La réponse à un besoin de rendre les copropriétaires plus autonomes
Nous avons également opté pour une approche qui met en avant la capacité de nos copropriétaires à trouver les informations dont ils ont besoin, par eux même, directement dans leur extranet. Ainsi, ils sollicitent beaucoup moins leur conseiller et comptable copropriété. Nous encourageons ainsi leur autonomie tout en restant à leur disposition en cas de besoin. La distance géographique n'est donc plus un obstacle, car ils peuvent accéder à tous les documents nécessaires en ligne. Ils peuvent aussi nous poser leurs questions directement au bon endroit en fonction du sujet.
La réponse à un besoin de déploiement rapide
Bellman a également brillé par sa capacité à nous intégrer rapidement : 6 semaines au total entre le rendez-vous de cadrage de la migration et la migration effective de nos données vers Bellman. Quand les équipes gestion mettent parfois des semaines avant de devenir autonomes sur l’utilisation d’un logiciel, avec Bellman, c’était l’affaire de quelques jours. Nous avons aussi remarqué que l'interface intuitive de Bellman a permis aux membres de notre équipe de s'approprier rapidement l'outil, ce qui s'avère être un atout pour attirer de jeunes talents dans notre entreprise.
Les gains observés dans l'utilisation de Bellman
Une traçabilité des informations et une fluidité des parcours
Avec Bellman, nous avons désormais une traçabilité complète de toutes les informations, ce qui signifie que nous pouvons suivre chaque étape de la gestion de nos biens immobiliers en temps réel. Cette traçabilité nous a permis de simplifier nos processus, d'assurer une gestion transparente des opérations et de garantir que rien n'est laissé au hasard.
Pour les copropriétaires, c’est aussi une opportunité de pouvoir suivre ce qu’il se passe sur leur immeuble, en temps réel.
Une communication transparente avec les copropriétaires
Bellman nous permet de fournir une communication transparente à nos copropriétaires. Nous avons réussi à transformer leur frustration en satisfaction en leur offrant un accès rapide et facile à toutes les informations dont ils ont besoin. Grâce à Bellman, nos copropriétaires sont plus autonomes et peuvent accéder à tout moment aux documents importants.
Une économie de temps grâce à l’automatisation
L'un des avantages les plus remarquables de Bellman est l'efficacité qu'il apporte à notre entreprise. Grâce à l'utilisation de Bellman, nous avons considérablement amélioré notre productivité. Le client mail Front associé au plugin Bellman nous permettent de gagner un temps précieux en automatisant de nombreuses tâches, ce qui nous permet de nous concentrer sur les aspects essentiels de notre travail. Front comprend de nombreuses fonctionnalités de collaboration (taguer, assigner, commenter…) et permet un gain de temps substantiel dans la réponse aux emails copropriétaires. On peut donc dire que le combo Bellman et Front nous a offert une toute nouvelle perspective en matière de communication et de collaboration. Il nous a permis d'adopter une approche plus moderne de la gestion des emails et des communications client. Bien que cela ait représenté un changement significatif pour notre équipe, cela en valait largement la peine.
Ainsi, pour envoyer un document ou une information à un copropriétaire par exemple, nous cliquons sur un unique bouton. Le mail est généré automatiquement, avec les bonnes informations et/ou documents inclus au mail.
Bellman a ouvert la voie à une automatisation plus poussée de nos processus. Cela signifie que de nombreuses tâches fastidieuses et répétitives sont désormais effectuées automatiquement, libérant ainsi notre équipe pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En effet, nous estimons avoir fait économiser environ 400 heures par an à notre comptable, par rapport à notre ancien outil.
Recommanderiez-vous le logiciel Bellman à d'autres cabinets d’administration de biens ?
Une orientation client sans compromis
L'une des raisons principales pour lesquelles nous recommandons Bellman est son orientation résolument axée sur le client. Contrairement à de nombreux autres outils qui peuvent négliger l'expérience client, Bellman a su intégrer une approche centrée sur le client tout en préservant la substance et le fonctionnement essentiel d'un cabinet d'administration de biens. Il est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des copropriétaires, tout en améliorant l'efficacité opérationnelle des équipes gestion.
Attirer de nouveaux clients grâce à Bellman
Bellman ne se contente pas d'améliorer votre gestion interne, il peut également vous aider à attirer de nouveaux clients. Son extranet propriétaire est un atout de vente précieux. Il permet aux propriétaires de gagner en autonomie en leur donnant accès à toutes les informations dont ils ont besoin en temps réel. Cette transparence et cette accessibilité sont des éléments de différenciation cruciaux pour attirer de nouveaux clients qui recherchent une gestion immobilière moderne et efficace. De plus c’est un bon atout pour le recrutement et pour garder des nouveaux talents.
La révolution des outils pour les cabinets
Bellman représente une véritable révolution dans le domaine des outils pour les cabinets d'administration de biens. Contrairement à de nombreux autres outils qui étaient destinés principalement aux cabinets, Bellman a été spécifiquement conçu pour répondre aux besoins changeants de l'industrie immobilière. Il offre une solution complète qui intègre la gestion, la communication et la transparence client, ce qui le place bien au-delà de la simple comptabilité.
Merci Michael pour ces précieuses informations sur votre expérience avec Bellman et les avantages qu'il a apporté à votre cabinet de gestion immobilière.
Merci à vous, nous sommes impatients de voir les prochaines évolutions de Bellman, notamment la mise en place de ChatGPT. Ce logiciel, jeune mais plein de potentiel, promet de continuer à améliorer notre gestion et notre relation client, et nous sommes ravis de faire partie de cette aventure.
