Rôle et responsabilité du syndic de copropriété

RCP, quitus, tantième....vous trouvez la gestion de copropriété complexe et souvent incompréhensible ? En charge de représenter le syndicat des copropriétaires, le rôle et les responsabilités du syndic de copropriété sont multiples : il prend en charge la gestion administrative, financière, comptable et exécutive d’un immeuble.

Bellman décrypte pour vous tout ce qu’il faut savoir sur la gestion de copropriété. 

1/ Syndic professionnel, syndicat de copropriété et conseil syndical, quelle différence ?

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Syndic professionnel, syndicat des copropriétaires, conseil syndical …quel jargon ! Nombreux sont les copropriétaires qui confondent les rôles de ces différentes entités. Pas de panique, c'est très simple !

Vous vous demandez ce qu'est un syndic professionnel ?

Le syndic professionnel est une personne physique (particulier) ou morale (société) titulaire d’une carte professionnelle l’autorisant à gérer les biens d’autrui. Il . Pour l’obtenir, il doit justifier de conditions d’aptitude professionnelle, de garanties financières suffisantes, et d’une assurance de responsabilité civile professionnelle. 

Vous vous demandez ce qu'est le syndicat des copropriétaires ?

Il s'agit tout simplement de l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble, personne physique ou morale, propriétaires d’un lot de la copropriété (un appartement, un local commercial, une cave ou encore un garage).

Vous vous demandez ce qu'est le conseil syndical ?

Composé de copropriétaires élus en assemblée générale, c'est un intermédiaire entre le syndic de copropriété et le syndicat des copropriétaires. Il assure les rôles de contrôle, d’assistance et de coordination.

Oui mais, quelle est la différence entre un syndic professionnel et un syndic bénévole ? Pour en savoir plus, c'est par ici.

2/ Le syndic professionnel vs le syndic bénévole

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En tant que copropriétaire, la différence entre syndic professionnel et syndic bénévole n’est pas toujours évidente. On vous donne les clés pour comprendre la différence et faire le bon choix en fonction de vos besoins.

Quelles conditions remplit un syndic professionnel ? 

• Il justifie d’une assurance responsabilité civile professionnelle ;
• Il souscrit une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite ;
• Il doit montrer patte blanche et posséder un casier judiciaire vierge ;
• Il est l'heureux détenteur d'une carte professionnelle de gestion immobilière (appelée également "la carte S" ). Valable 3 ans, la demande de renouvellement de ce Graal du syndic professionnel se fait deux mois avant son expiration, sous condition d’avoir suivi des heures de formation. Vous l'aurez compris, le syndic professionnel se met à la page en permanence !
• Il est formé à la gestion des copropriétés. Le syndic professionnel est un métier à part entière ! Nombreux copropriétaires apprécient les économies d'éventuels frais de conseils juridiques et comptables ;).
• Il doit se montrer impartial en cas de conflit au sein d'une copropriété. En effet, il représente l'ensemble des copropriétaires le plus justement possible. 

Quelles différences avec le syndic bénévole ? 

• Il doit posséder un lot ou une partie d'un lot au sein de la copropriété qu'il administre.
• Il est peu adapté aux grandes copropriétés, impliquant une exécution de tâches importantes.
• Il n'est pas tenu de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle.
• Il lui arrive de faire face à des conflits d'intérêts au sein de sa copropriété et on lui reproche parfois de faire preuve de favoritisme vis-à-vis de résidents.

Le syndic bénévole est donc souvent envisagé dans les petites copropriétés, avec peu de travaux et surtout peu de problèmes.

3/ Quelle est l’organisation classique d’un syndic ?

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Qui dit syndic ne dit pas forcément une seule personne ! Votre copropriété requiert de l'attention et diverses compétences. Comptable, gestionnaire de copropriété, assistants… ces professionnels sont mobilisés pour vous garantir la meilleure qualité de vie au sein de votre résidence ! On vous dit tout sur les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes de votre syndic.

Quel est le rôle du gestionnaire de copropriété ?

‍Ce véritable chef d'orchestre s’assure de la bonne tenue et gestion de votre immeuble dans sa globalité. Vous envisagez des travaux au sein de votre copropriété ? C'est le coordinateur idéal. Vous constatez un manquement au règlement de copropriété ? Le syndic arrive à la rescousse ! Votre gestionnaire dédié est également l'interlocuteur du conseil syndical.
Le bénéfice pour la copropriété ? Un gain de temps précieux !

Quel est le rôle du comptable au sein du syndic de votre copropriété ?

‍Cet amoureux et expert des chiffres est un rouage essentiel pour votre résidence ! Sa mission est de la plus haute importance : Il veille à la bonne tenue des comptes et évite que vous soyez dans le rouge ! Par ailleurs, le comptable assure les relations avec les différents prestataires ou partenaires.
Le bénéfice pour la copropriété ? Le conseil syndical peut dormir l'esprit tranquille : les finances sont au carré !

Les + chez Bellman ? 
- Un service client 100% qualifié et 100% réactif !
Composé de 10 personnes, il est ouvert de 9h30 à 17h30. Sa mission ? Répondre illico presto à vos questions, besoins et urgences (fuite, panne...).
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4/ Les missions du syndic de copropriété

Fuite, problème de voisinage, intrusions... vous vous êtes déjà retrouvé dans ces situations en vous demandant si le syndic était le bon interlocuteur pour résoudre vos problèmes ? Ne vous posez plus la question et lisez ce qui suit. 

Le rôle et les responsabilités principales du syndic sont de prendre en charge la gestion administrative, financière, comptable et exécutive d’un immeuble pour ses copropriétaires (communément appelé syndicat des copropriétaires). En bref : il vous soulage quotidiennement de tâches chronophages et parfois complexes, s'assure de l'entretien et du bon état de votre immeuble et favorise l'harmonie au sein de votre copropriété.

Les missions financières du syndic : 

• Mise en concurrence des contrats d’entretien de l’immeuble tous les 3 ans. Cela vous permet non seulement de faire des économies mais également de bénéficier de prestations au meilleur rapport qualité-prix. 
• Gestion des appels de charges trimestriels par le comptable, au maximum 15 jours avant la date d’échéance et les appels de travaux selon les dates votées en assemblées générales. 
• Paiement des acomptes et factures fournisseurs. Le comptable encaisse les règlements des copropriétaires, surveille la trésorerie et informe le gestionnaire des impayés. 
• Clôture des comptes pour présentation au conseil syndical au moins 6 semaines avant la date de l’assemblée. Les comptes sont préalablement transmis au gestionnaire afin de collecter diverses remarques et obtenir une validation avant envoi de la convocation. 
• Établissement du budget de l’immeuble par le comptable et régularisation des charges après l’assemblée générale ayant approuvé les comptes. 
• Recouvrements des charges impayées, pour garantir à la copropriété un compte créditeur

 En 2 mots ? Indispensable, le comptable détient les clés du budget de votre copropriété et veille au grain pour un suivi rigoureux.

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Les missions d'entretien et de gestion courante du syndic :

• Traitement et suivi des ordres de services, des pannes d'équipements (ascenseur, chauffage, portail).
• Résolution de problèmes ponctuels dans la copropriété.
• Établissement des devis nécessaires à l’entretien de la copropriété.
• Réception et traitement des courriers.
• Accueil physique et téléphonique des clients et prospects.
• Établissement et suivi de l'ensemble des dossiers. 
• Relation avec les copropriétaires, fournisseurs, notaires, avocats, architectes, et le conseil syndical.
• Planification des visites de l’immeuble avec le conseil syndical.
• Disponibilité et réactivité pour se rendre dans l’immeuble en cas de problème.
• Relation et travail en partenariat avec le conseil syndical.
• Gestion humaine avec le salarié de l’immeuble.

En 2 mots ? Le syndic est un métier à part entière. Véritable couteau suisse, il est incollable sur les actions indispensables à entreprendre pour vous assurer une bonne gestion quotidienne au sein de votre copropriété. Alors, plus serein ? 

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Les missions du syndic de copropriété relatives aux travaux :

• Application et suivi des décisions votées en assemblées générales.
• Gestion des appels d’offres pour les travaux.
• Gestion des dossiers sinistres (déclaration auprès de la compagnie d’assurance de l’immeuble et transmissions des éléments demandés pour le bon traitement du dossier jusqu’à l’obtention de l’indemnité différée).
• Suivi de la réception des travaux avec gestion de la levée des réserves. Il se déplace lors des rendez-vous de chantier pour les gros travaux.

Bon à savoir : Vous avez des obligations de rénovation énergétique au sein de votre copropriété ? Bellman, syndic de copropriété réactif et disponible, s'engage à accompagner l'ensemble des copropriétaires dans leurs démarches de travaux.

Les missions légales du syndic de copropriété :

• Gestion des dossiers de procédures avec l’avocat représentant le syndicat des copropriétaires
• Mise à jour du registre des copropriétés après chaque assemblée générale.
• Préparation et tenue des assemblées générales (envoi des convocations, rédaction et diffusion des Procès-Verbaux). 
• Établissement de l’état daté en cas de vente et enregistrement de la mutation.

En 2 mots ? À moins que vous soyez incollables sur le code de la copropriété, les compétences juridiques de votre syndic professionnel vous feront faire des économies de temps et d'argent !               

5/ Comment est désigné le syndic ?

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Maintenant que vous êtes incollables sur le rôle et les responsabilités de votre syndic, nous vous livrons les différentes étapes pour élire le nouveau syndic sans commettre d'impair. 

Étape 1 : La mise en concurrence du syndic

Tous les syndics ne ressemblent pas ! Vous vous demandez comment être sûr de bien choisir le vôtre ? Sachez que les contrats proposés par les différents syndics doivent être accompagnés d'une grille tarifaire détaillant l'ensemble des prestations. Cela vaut également pour les professionnels proposant des prestations en ligne. 

Étape 2 : La mise à l’ordre du jour.

Avec les copropriétaires, ou le conseil syndical, vous transmettez les différents devis au syndic actuel par courrier recommandé avec accusé de réception dans les délais requis, en vue de la prochaine assemblée générale amenée à se prononcer sur la désignation de votre syndic.

Étape 3 : L’élection du nouveau syndic

Le jour de l’assemblée générale est arrivé ! À cette occasion, le nouveau syndic doit être élu à la majorité absolue par l’assemblée des copropriétaires. Si la résolution n’est pas approuvée le jour de l’AG mais obtient au moins un tiers des tantièmes, alors un nouveau vote peut être organisé, à la majorité simple. Cette règle de majorité, plus facile à obtenir, ne tient pas compte des copropriétaires absents.

Que se passe-t-il si aucun syndic n’est retenu ? Dans ce cas, le tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble peut être saisi à la demande :

• D’un ou plusieurs copropriétaires ;
• D’un ou plusieurs membres du conseil syndical ;
• Du maire de la commune ou du président de l'établissement public de coopération intercommunale (EPCI) où se situe la copropriété.

Le juge nommera alors un administrateur provisoire dont le rôle sera de gérer et de faire élire au plus vite un nouveau syndic.
D’après l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965, le juge fixera la durée du mandat de l’administrateur provisoire (au minimum 12 mois) mais également la mission de l’administrateur provisoire.

Bon à savoir : peut-on mettre fin au contrat de son syndic de manière anticipée ? Oui, mais seulement en cas d'inexécution suffisamment grave (fautes de gestion, non-exécution des décisions prises en assemblée générale,, etc.). Pour être valable, la proposition de résiliation doit être motivée et notifiée par le conseil syndical au syndic, et inscrite à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.‍

Quel syndic choisir ? Comment s'assurer de trouver chaussure à son pied ? Bellman vous en dit plus sur les points à comparer à tout prix pour bien choisir son nouveau syndic.

6/ La mise à disposition obligatoire de documents légaux sur votre espace client

Où trouver les différents documents légaux relatifs à la gestion de votre copropriété ? Sur votre espace copropriétaire !
Le syndic de copropriété est dans l'obligation de mettre à disposition un ensemble de documents directement en ligne. : 

• Le règlement de votre copropriété actualisé en cas de modification,
• Les plans de votre résidence,
• Les différents diagnostics effectués : amiante, plomb, performance énergétique collectif, etc.
• Les contrats des différents prestataires engagés au sein de votre copropriété,
• Les Procès-Verbaux (PV) d’assemblées générales et convocations,
• Les appels de fonds individuels et les documents légaux du syndic.

Le + bellman : Au-delà des documents légaux, Bellman vous permet de suivre toutes les actualités (interventions, dépenses..), d'interagir avec votre gestionnaire, de contacter un voisin. En bref, c'est un véritable espace pour gérer votre copropriété de A à Z depuis votre mobile ou votre ordinateur. Demandez votre démo ! 

Résidents au sein d'une copropriété, vous êtes désormais incollables sur le rôle et les responsabilités inhérents à votre syndic. Enfilant tantôt une casquette de comptable, de coordinateur, de modérateur, ou encore de juriste, le syndic professionnel est mobilisé pour gérer votre résidence avec une main de maître. À la différence d'un syndic bénévole, dont les compétences sont plus restreintes, le syndic professionnel dispose d'une formation, actualisée au gré des changements de la profession et des réglementations. On vous a convaincu ? Faites confiance à Bellman, syndic de copropriété qui fait avancer les choses. 

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