Gestion de copropriété : 6 conseils pour bien choisir votre nouveau syndic

Selon une étude menée par l'IFOP et Bellman en 2020, un tiers des Français se disent mécontents de leur syndic de copropriété. Et pour cause, le manque de transparence, de disponibilité et de réactivité sont souvent pointés du doigt. Malgré cette insatisfaction, et ne connaissant pas d'alternatives, 73 % des Français ne changent pas de syndic.

Vous êtes dans cette situation ? Un syndic et une copropriété sont liés par un mandat d'une durée de 1 à 3 ans. L'échéance du contrat s'avère donc un excellent moment pour se renseigner et comparer les différentes offres de syndic. Découvrez tous nos conseils pour bien choisir votre nouveau syndic. 

Généralement, c'est le conseil syndical qui part en quête d’un nouveau syndic, et a la pression de mettre toute la copropriété d'accord. Devant la multiplication des offres (syndics classiques, syndics en ligne, syndics bénévoles, etc.), comment s'assurer de faire le bon choix de syndic ? 

Vérifier la réputation et les avis des clients en ligne 

Si les syndics se montrent généralement réactifs lorsqu'ils sont démarchés par des prospects, il est préférable de savoir s'ils le sont au quotidien. Il existe différents moyens de vérifier la réputation des acteurs sur le marché : 

• Consulter les avis et les notes en ligne : nombreux sont les copropriétaires partageant leurs expériences publiquement sur Google ou Trustpilot. S'ils ne représentent pas une science exacte, les commentaires permettent de comparer les offres et aident à prendre des décisions. Un conseil ? Regardez surtout les avis les plus récents !
• Se renseigner dans la presse : il est de bon augure de lire des titres comme 60 millions de consommateurs et UFC-que choisir. En effet, ce sont des sources fiables, menant des enquêtes approfondies et dressant des études comparatives. 
• Se fier au bouche-à-oreille pour dire OUI à son nouveau syndic de copropriété apporte un gage de confiance supplémentaire. Pour ce faire : allez à la rencontre des copropriétés voisines, ou consultez vos proches vivant également en immeuble, etc. 
  

L'ensemble de ces éléments vous permettront d'ores et déjà de faire une première sélection rapide : qui aurait envie de se tourner vers un syndic que personne ne recommande.

Envie de découvrir ce que pensent les clients du service Bellman ? Retrouvez leurs témoignages ici.

Le tips supplémentaire de Gaëlle, notre gestionnaire de copropriété : Prenez contact avec les syndics présélectionnés. Le feeling c'est important  ! Une bonne relation entre le conseil syndical et le gestionnaire de copropriété donne de meilleurs résultats !  

Se renseigner sur l'organisation au sein du cabinet 

Une fuite d'eau ? Un conflit entre voisins ? Certaines situations demandent une résolution rapide et efficace. Pourtant, la plus grande insatisfaction réside dans le manque de réactivité des syndics traditionnels et dans l'obligation de devoir les relancer systématiquement en cas de besoin. Et lorsqu'il s'agit de dossiers urgents, ce n’est pas tolérable !

Souvent débordés, les syndics gèrent parfois jusqu'à 55 immeubles. Cependant, une bonne organisation au sein d'une équipe de syndic soulage considérablement la charge de travail du conseil syndical. 

Comment vous assurer du professionnalisme et de la disponibilité de votre futur syndic dans le temps ? Il suffit tout simplement de le questionner sur son fonctionnement :

• Quelle est l'organisation de l'équipe de gestion et de l'équipe de comptabilité ? Selon le service public, on compte minimum 3 membres au sein d'une équipe de syndic.
• De quels experts sont composées vos équipes de gestion courante (comptabilité, construction, juridique, etc.) ? 
• Combien d'immeubles par gestionnaire ? Cela permet d’en déduire la disponibilité de votre futur référent.
• Qui prend le relais en cas d'absence de mon gestionnaire ?
• Mettez-vous différents prestataires en concurrence lors d'une intervention ? 
• Y aura-t-il un gestionnaire référent sur notre copropriété ? Ou y'en a-t-il plusieurs répartis sur différents pôles (travaux, impayés, litiges, etc.). 
• Quelles sont vos disponibilités : les horaires d'ouverture et de fermeture ? Peut-on vous joindre en cas d'urgence le soir et les week-end ?
  
  

Le tips supplémentaire de Gaëlle, notre gestionnaire de copropriété : demander par quel biais joindre votre syndic : sms, whatsapp, ou par mail. Chez Bellman on s'adapte ;). 

Demander une démonstration des outils utilisés par le syndic 

À la recherche d’un syndic aux outils modernes pour suivre facilement les actualités de votre copropriété ? Vous n'êtes pas les seuls ! Les conseillers syndicaux déplorent souvent un manque de simplicité dans l'accès aux données de leur résidence. En effet, selon l'IFOP, 67% des français pensent que les syndics utilisent des outils obsolètes.

Depuis le décret du 23 mai 2019, pris en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018 , tout syndic de copropriété revêt des obligations de partage et de transparence envers ses clients. Ils sont tenus de mettre un espace en ligne à disposition des copropriétaires. Cette plateforme doit inclure :

• les documents relatifs à la comptabilité, 
• les appels d'offres en cours, 
• le suivi des sinistres, 
• les différentes notes informatives, etc. 

Certains se contentent du minimum légal, tandis que d'autres mettent tout en œuvre pour offrir les outils nécessaires au suivi optimal de la vie de la copropriété. Ça mérite d’y jeter un coup d’oeil, n’est ce pas ?

Surtout si vous pouvez tout suivre en ligne et éviter 3 appels dans la même journée au sujet d’une fuite ! Alors demandez une démonstration de leurs plateformes aux différents syndics et comparez-les ! 

Vous souhaitez pouvoir suivre les actions de votre gestionnaire de copropriété sans avoir à le relancer ? C'est désormais possible avec Bellman. Notre plateforme vous donne une visibilité totale sur toutes les actualités de votre copropriété en temps réel : dépenses, travaux, devis, factures. C'est simple, rapide et intuitif à l'usage. Pour en savoir plus, cliquez ici. 

Questionner sur les modalités d'intervention des prestataires 

Vous souhaitez privilégier un syndic qui agit dans votre intérêt ? Commencez par vous informer sur la méthode de sélection des prestataires appliquée par l’intéressé. En effet, les syndics ne font pas toujours de mise en concurrence des différents prestataires de services, privilégiant leur réseau habituel. Dans ce cas, il est à déplorer un réel manque d'intérêt envers la copropriété, pas toujours en mesure de profiter du meilleur rapport qualité-prix et de la réactivité nécessaire. Aussi, pour s'assurer que le syndic répondra à vos attentes en cas d'interventions au sein de la copropriété, il est conseillé de lui poser les questions suivantes : 

• Faites-vous des appels d'offres ? 
• Sur quels critères choisissez-vous les artisans ? 
• Les prestataires sont-ils conseillés ou imposés ?
• Faites-vous valider les devis au conseil syndical ? 
• Quelle est votre plue-value ? 
• Acceptez-vous de travailler avec nos artisans et sociétés de services habituels ?

D’ailleurs, changer de syndic ne veut pas nécessairement dire changer de fournisseurs de services existants, notamment ceux qui ont une bonne connaissance de la résidence. Ces décisions font l'objet d'un échange entre le conseil syndical et le syndic.

Bon à savoir : chez Bellman, la mise en concurrence entre les différents prestataires est systématique, et nous n'avons pas de partenariat spécifique. 

Vérifier les modalités du contrat avant de choisir son nouveau syndic

Certains propriétaires découvrent lors du mandat qu'ils sont engagés pour 3 ans avec leur syndic. Que ce soit une bonne ou une mauvaise surprise, et au delà de la durée, il convient de comparer l’ensemble des modalités des contrats proposés par les syndics avant de s’engager.

À ce sujet, la loi ALUR a vocation d’apporter plus de clarté et de transparence aux engagements unissant les copropriétaires et les syndics. Quels points doivent retenir votre attention ? 

• La conformité générale du contrat : la loi ALUR impose à tout syndic de détenir une carte professionnelle délivrée par la CCI (Chambre de Commerce et d'Industrie) sous réserve de disposer des compétences, des assurances et des garanties financières nécessaires.
• Les honoraires de service, les honoraires de vacation et la fréquence de vacation durant le mandat du syndic : le temps de visite dans l'immeuble, le temps consacré aux AG et aux prestataires de services, ou encore la gestion du personnel employé pour la résidence.
• Les éventuels dépassements d'honoraires à prévoir : prise en charge des envois de lettres recommandées, location de la salle pour l'AG, ou encore de l'impression des photocopies pour l'assemblée générale, etc. En effet, certains syndics l'incluent dans le forfait global tandis que d'autres le facturent en sus. 
• Le modèle de fonctionnement du syndic : vous êtes plutôt contrat tout inclus ou au forfait ? Les deux sont possibles !
• La durée du contrat, qui varie entre 1 an et 3 ans généralement.
  
  

Prêts à choisir votre nouveau syndic ? Bellman propose des contrats d'un an renouvelable. Laisser le choix et la liberté aux copropriétaires, c’est ainsi que nous construisons la relation avec nos clients. Par ailleurs, nous proposons une formule tout inclus, sans mauvaise surprise. Pour découvrir nos offres, c'est par ici. 

Se renseigner sur l'accompagnement proposé lors du transfert de la copropriété

Ce qui vous inquiète n’est pas de changer de syndic mais comment va se dérouler la passation entre ancien et nouveau ? Alors, comment déceler ceux qui feront bien le transfert de ceux qui le feront mal ?

Ne manquez pas d'interroger les différents syndics en course sur l'appel d'offre sur leurs engagements. 

Bon à savoir : faire confiance au syndic Bellman, c'est profiter d'une équipe dédiée à 100 % au transfert efficace et rapide des dossiers. 

Notre engagement ? Reprendre la gestion des dossiers et de la comptabilité en moins de 90 jours. 

Le tips supplémentaire de Gaëlle, notre gestionnaire de copropriété : Vous êtes sur le point d’élire votre nouveau syndic ? Pensez à vous réunir pour mettre au point votre organisation en interne : qui s'occupera de valider les prestataires ? De gérer la compta ? Etc,. 

Vous détenez désormais toutes les clés pour choisir votre nouveau syndic en toute sérénité. Appliquer ces recommandations et prendre son temps sont des règles d'or à adopter pour choisir votre nouveau syndic en étant bien informé. Il ne reste plus qu'à vous lancer. Bon courage !