Comment tenir votre réunion de CS pendant le confinement ?
Avec les événements liés au COVID-19, avancer sur les projets liés à la copropriété peut sembler mission impossible. Déjà qu'en temps normal ce n'était pas simple de trouver une date qui fonctionne pour tous les membres du conseil syndical, il faut maintenant faire avec l'impossibilité de pouvoir se retrouver physiquement.
On vous présente donc les meilleurs outils pour collaborer sereinement avec vos copropriétaires 🙂👩💻
Étape 1 : pour trouver la bonne date pour tout le monde
Le mail, oui, mais seulement si vous êtes peu nombreux ! 📧
Si vous êtes peu nombreux au sein de votre conseil syndical (moins de quatre membres) alors l'e-mail convient très bien pour fixer une date de rencontre. Au delà de quatre membres, les différents échanges deviennent rapidement laborieux et créent des difficultés pour centraliser les réponses des uns et des autres.
Testez WhatsApp pour plus de réactivité 💬
On ne vous présente plus WhatsApp que vous utilisez certainement au quotidien pour discuter avec vos amis ou votre famille. Pourquoi ne pas l'essayer au sein de votre conseil syndical ? Le format de discussion instantanée vous permet d'échanger rapidement et de manière informelle. C'est l'idéal pour vous mettre d'accord sur une date et un horaire ! Si votre CS est d'accord pour échanger via un groupe de discussion WhatsApp, vous n'avez plus qu'à récupérer les numéros de portables de tous les membres du CS et à créer votre groupe de discussion dédié aux sujets du CS.
Pour créer un nouveau groupe WhatsApp depuis l'application, c'est très simple :
- Appuyez sur l'icone verte Nouvelle discussion en bas à droite de votre écran.
- Appuyez sur Nouveau groupe.
- Recherchez ou sélectionnez des contacts à ajouter au groupe > appuyez sur Suivant.
- Donnez un nom à ce groupe comme "CS du [VOTRE ADRESSE]"
- Votre groupe WhatsApp du conseil syndical est créé, vous pouvez échanger rapidement sur tous vos sujets !
Planifiez grâce à Doodle 🗓
Si vous souhaitez obtenir LA date qui convienne enfin à tous les membres du CS, alors Doodle est la solution qu'il vous faut. Doodle est un un outil en ligne qui permet justement de trouver une date qui convienne au plus grand nombre. Vous allez pouvoir déterminer la date de votre prochaine réunion grâce au sondage des participants. Vous pouvez utiliser Doodle à 100% en version gratuite et sans inscription pour cet usage !
Pour créer un sondage gratuit Doodle, c'est 3 min montre en main ⏰
- Rendez-vous sur https://doodle.com/create
- Saisissez le tire de votre événement par exemple "Réunion CS". Vous pouvez éventuellement préciser le lieu de votre rencontre (par téléphone, Skype, à définir, etc.). Enfin, la partie Note, vous permet de préciser l'ordre du jour de votre réunion. Cliquez sur continuer.
- Sélectionnez les différents créneaux où vous êtes disponible. Ici, l'idée est de sélectionner entre 2 et 3 créneaux par jour sur une semaine par exemple. Cliquez ensuite sur continuer.
- C'est l'avant dernière étape, vous pouvez choisir certaines options du sondage ("Sondage Oui / Non / Si nécessaire", " Sondage caché", etc.). On vous conseille de limiter le nombre d'options pour que le résultat final ait du sens.
- Après avoir indiqué votre nom et votre mail, il ne vous reste plus qu'à inviter les participants ! Vous pouvez partager le lien du sondage directement (par mail, WhatsApp, etc.), ou rentrer les adresses mails des participants à inviter au sondage.
Tous les participants reçoivent le lien d'accès dédié à votre sondage. Une fois que tous les participants ont répondu, vous pouvez envoyer par email, la date retenue, qui correspondra à celle qui a reçu le plus de votes.
Étape 2 : pour faire une visio ou audio-conférence
Une fois que vous avez votre date, il s'agit maintenant de faire la réunion. Avec le confinement, ou si certains membres du conseil syndical n'habitent pas dans la copropriété, la visioconférence est le meilleur moyen pour reproduire les conditions d'une réunion physique. Cependant, pour que la visioconférence soit efficace et agréable, voici quelques bonnes pratiques à adopter ✨
- Définissez l'animateur ou le modérateur de la réunion : pour que la visioconférence se déroule au mieux, un des participants endosse le rôle d'animateur. Ce dernier rappelle l'ordre du jour de la réunion, veille au respect du temps de parole et à ce que chacun puisse exprimer son opinion. Par défaut, l'animateur peut être le président de votre conseil syndical. Cependant, libre à vous de choisir la personne à l'aise pour mener cet exercice.
- Fixez un horaire à ne pas dépasser : c'est l'une des conditions indispensable pour une réunion efficace en visioconférence. Faites-en sorte de ne pas déborder sur le temps imparti de votre réunion. En vous imposant une heure à ne pas dépasser, vous serez plus efficace sur les différents sujets à traiter. Cela vous permettra aussi de différencier les sujets importants qui nécessitent plus de réflexions par rapport aux sujets annexes.
- Terminez la réunion sur des décisions claires et précises : il est toujours frustrant de repartir après 2h de réunion sans avoir eu l'impression d'avancer. Grâce au mail, vous allez pouvoir mettre par écrit toutes les conclusions de vos échanges en visio. Définissez aussi les prochains sujets à aborder lors de votre réunion suivante.
Enfin, voici quelques petites astuces que vous permettront d'améliorer l'expérience de votre visioconférence :
- Coupez votre micro si vous ne prenez pas la parole : en plus d'améliorer la qualité sonore, cela montre aux participants que vous les écoutez attentivement et que vous ne leur couperez pas la parole.
- Si vous êtes dans un lieu ou la connexion internet n'est pas optimale, désactivez votre caméra et misez tout sur l'audio !
- Vous avez des documents à montrer, à présenter ? Utilisez le partage d'écran.
Comment échanger sur les différents sujets grâce à Google Hangout ? 👨🏻🏫
Il existe une multitude d'outil de visioconférence à disposition. Nous vous présentons Google Hangout. Simple et efficace.
Pas besoin de compte Google pour participer à la visioconférence. Un compte Google est cependant nécessaire pour créer la visioconférence et inviter des contacts à la rejoindre.
Pour organiser la visioconférence, vous avez besoin de votre ordinateur équipé d'un micro et d'une webcam.
- Pour créer une conversation visioconférence Google Hangout, rendez-vous sur https://hangouts.google.com
- En haut de la page à gauche, cliquer sur Nouvelle conversation
- Saisissez l'adresse mail des membres du conseil syndical et cliquez sur Inviter.
Étape 3 : pour avancer sur vos sujets pendant le confinement
Préparer au maximum l'ordre du jour de votre prochaine assemblée générale 💪
Avec ces quelques conseils, vous avez toutes les clés en mail pour préparer votre assemblée générale à venir, même en plein confinement !
Vous pouvez notamment échanger sur la validation des comptes, préparer l'ordre du jour, etc. Vous pouvez même organiser une réunion avec votre syndic. Comme ça, vous serez prêt pour tenir votre AG juste après le déconfinement 👏
