L’externalisation des états des lieux : une solution efficace pour les syndics qui veulent optimiser leur gestion

Les administrateurs de biens ont vu leur métier évoluer au fil des années, mais leurs outils, notamment de logiciel de syndic et de gestion, sont restés intacts. Dans une interview accordée au journal Le Point, Antonio Pinto, fondateur du néo-syndic Bellman, soulignait que “Aujourd'hui, si vous allez dans un syndic traditionnel, ça fonctionne un peu comme il y a trente ans”. Le témoignage d'une profession vieillissante, qui peine à redorer son image pour attirer du personnel qualifié. Une situation qui se paye aujourd’hui au prix fort, car le manque de main-d’œuvre, engendre une surcharge de travail importante pour les équipes et augmente considérablement le turnover au sein des cabinets.

Résultat, les problématiques que rencontrent les syndics de copropriété se multiplient, entrainant une baisse de la satisfaction des copropriétaires. Selon une étude menée par l’Ifop pour Bellman, 34 % des copropriétaires français sont insatisfaits de la gestion de leur syndic, contre 25 % dix ans plus tôt (étude TNS Sofres, juillet 2010). Dans cet article, découvrez comment l’externalisation permet d’optimiser la gestion de votre parc et inverser la tendance en votre faveur.

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Simplifier l’organisation de votre cabinet en passant par une solution d’externalisation

Combler un manque de personnel qualifié pour la gestion de vos biens

Les syndics de copropriétés sont tous confrontés, sans exception, à des difficultés de recrutement. Entre les démissions, les arrêts et les congés, difficile d’optimiser le fonctionnement de votre syndic de copropriété. Le temps requis pour recruter, former et intégrer de nouveaux collaborateurs est déterminé par votre équipe.

Faire appel à une solution d’externalisation, par exemple la réalisation de vos états des lieux, vous permet de bénéficier d’experts formés sur le terrain. Confier cette mission à une entreprise spécialisée vous évite de recruter une personne en contrat CDD, stage ou intérimaire. Vous supprimez ainsi toutes problématiques managériales et administratives et diminuez considérablement le stress lié aux ressources humaines. La délégation de cette tâche vous permet également de prendre le temps de former de nouvelles recrues sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Une belle occasion pour vous d’attirer de nouveaux talents en quête d’un poste plus qualifié et qui souhaite travailler sur des outils performants.

Supprimer les tâches chronophages comme vos états des lieux

Le métier de gestionnaire de copropriété, et comme pour beaucoup de professions, présente des tâches plus déplaisantes que d’autres. En général, on observe que les missions comme les relances des loyers impayés, l’organisation des visites non qualifiées ou encore la réalisation des états des lieux menant au litige, sont les missions les plus détestées des gestionnaires. 

Ces tâches chronophages et peu économiques peuvent ainsi être déléguées à une entreprise comme Check & Visit pour organiser la gestion des états des lieux. Les efforts de vos équipes se concentrent ainsi sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la relation avec vos clients, et suppriment les coûts d’un gestionnaire pour ce type de mission.

Rester performant malgré la forte concurrence des syndics

En France, le secteur des syndics de copropriété est de plus en plus concurrentiel. Des nouveaux acteurs bousculent la profession grâce à des méthodes de travail innovantes et plus actuelles comme l’automatisation et l’externalisation de certaines tâches chronophages. 

Pour perdurer, les cabinets existants doivent redoubler d’efforts et rester compétitifs en offrant une gestion plus transparente à leur copropriétaire. Pour y parvenir, les services d'externalisations pour les administrateurs de biens se présentent comme une solution intéressante si vous souhaitez économiser des frais de gestion, tout en assurant un service de qualité à vos clients.

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Confier vos états des lieux à des experts : un gage de qualité et de transparence pour votre syndic de copropriété

Assurer un service de qualité aux locataires

Pendant votre carrière, vous avez tous déjà vécu un rendez-vous non honoré ou une attente interminable d’un locataire en retard, vous obligeant de réaliser de manière expéditive la visite. En faisant le choix de l’externalisation, l’ensemble de vos états des lieux sont planifiés à l’avance avec vos locataires. Ce qui vous permet d’organiser votre temps de travail à votre convenance, sans même devoir vous déplacer. Les experts présents sur le terrain prennent le temps nécessaire pour effectuer les états des lieux, pour ne rien oublier.

Votre service ne baisse pas en qualité, malgré un effectif réduit, puisque l’ensemble de vos états des lieux sont réalisés par des experts indépendants. Il faut savoir que certain réseau d’agents d’états des lieux comme chez Check & Visit sont certifiés et formés sur le terrain pour gérer tous types de situation. 

Améliorer la satisfaction de vos copropriétaires

Les cabinets de syndic sont souvent très sollicités par leurs copropriétaires, notamment en cas de litiges lors d’états des lieux de sortie. Déléguer par des agents certifiés vous permet de faire baisser considérablement vos litiges et par conséquent le nombre d’appels et de mails. Les états des lieux sont pour la plupart illustrés d’une multitude de photos et les experts font preuves d’une grande impartialité et neutralité pour éviter tous litiges. 

De plus, lorsque l’entrée et la sortie sont effectuées par le même prestataire de service, un rapport détaillé et uniformisé, pour faciliter la comparaison, se génère automatiquement sous forme de PDF. En plus de vous faire gagner du temps, cela vous permet d’identifier toutes les détériorations en un coup d’œil. 

Par conséquent, l’image de marque de votre cabinet se renforce et vous écartez les avis négatifs et critiques. Externalisez vos états des lieux, c’est vous assurer de délivrer des prestations de qualité, pour vous faire gagner du temps, réduire vos litiges et ainsi améliorer la satisfaction de vos copropriétaires.

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Intégrer la donnée de vos états des lieux à votre logiciel de syndic de copropriété pour une meilleure gestion

En général, les dirigeants de cabinets d’administration de biens utilisent pour la plupart plusieurs solutions et services spécifiques à leur activité de syndic. Il est indispensable, pour eux, d’utiliser des plateformes interconnectées pour éviter toute double saisie et perte de temps aux équipes. Les cabinets doivent ainsi redoubler d’efforts pour dénicher des outils qui puissent se connecter et se synchroniser facilement à leurs logiciels de syndic et de gérance pour offrir à ses employés une expérience de travail optimale sous tous les aspects.

La connexion de votre solution d’externalisation vous permet de recevoir automatiquement vos rapports d’états des lieux dans votre logiciel métier. La bonne mise à jour des données est indispensable pour que vos équipes de gérance puissent faire une restitution détaillée à vos copropriétaires. Vous retrouvez toutes les informations sur votre tableau de bord de gestion locative.

Conclusion

En France, les gestionnaires de biens gèrent une quantité folle de tâches administratives, juridiques et de gestion au quotidien. Optimiser la gestion de votre cabinet de syndic de copropriété se présente comme un défi majeur pour beaucoup d’entre vous. Cela se passe par le choix de son logiciel de gérance, qui doit être adapté à votre activité et vous permettre d’intégrer les dernières technologies du marché.

L’externalisation de vos états des lieux vous donne la possibilité, de combler un manque de personnel qualifié, de supprimer les tâches chronophages et de rester performant malgré la forte concurrence. En faisant appel à un réseau d’indépendants, vous bénéficiez d’une expertise terrain, d’agents compétents et certifiés. Une qualité de service qui vous permet de baisser les litiges et d’améliorer la satisfaction de vos copropriétaires.

L’externalisation de vos états des lieux se présente comme une solution efficace pour les cabinets qui veulent optimiser leur gestion et assurer leur croissance pour faire face aux nouveaux défis de la profession.