“Pour bien gérer ses copropriétés c’est 80% d’organisation. Avec Bellman c’est enfin possible.”

Pouvez-vous vous présenter et présenter votre cabinet d’administration de biens ?

Je suis Hervé, gérant du cabinet JFT Gestion et gestionnaire de biens immobiliers fort de plus de 20 ans d'expérience. Notre cabinet est situé dans le 15e arrondissement de Paris.

J'ai toujours eu un portefeuille d'immeubles à gérer, je suis très impliqué dans l'opérationnel, je gère 50 immeubles aujourd’hui, avec l’aide d’une assistante. Je prends aussi en charge tous les aspects liés au pilotage de l'activité du cabinet.

Nous sommes une équipe de 10 personnes au sein du cabinet, dont 3 gestionnaires et 2 comptables. Nous avons également 2 assistantes, un commercial dédié à la location et à la vente, ainsi qu'une personne à l'accueil. Actuellement, nous gérons environ 3 500 lots.

C'est une structure efficace malgré sa taille, et nous nous efforçons de toujours fournir un service de qualité à nos copropriétaires.

Ça fait 20 ans que j'évolue dans ce milieu. Cependant, au fil des années, j'ai été constamment déçu par les logiciels métier disponibles sur le marché. En tant qu'amateur d'informatique, je voyais un immense potentiel pour optimiser notre gestion, mais il n'y avait, à mon sens, aucun logiciel disponible qui soit satisfaisant. J'ai toujours considéré que les options disponibles étaient archaïques et ne répondaient pas aux besoins essentiels de notre activité, jusqu’à ce que je rencontre Bellman.

Qu'est-ce qui vous a amené à changer de logiciel syndic et gérance ?

Les motivations pour changer de logiciel syndic et gérance

Pour être franc, je ne cherchais pas activement à changer de logiciel métier, mais j’ai eu un coup de cœur pour Bellman lorsqu’il m’a été présenté.

Ma principale motivation était de trouver un logiciel simple d'utilisation, ergonomique, et qui puisse également intégrer efficacement la gestion des emails.

Notre ancien système était composé de deux modules distincts pour la gestion et pour la comptabilité. Cependant, l'absence efficace de communication entre ces deux modules et les mails était problématique.

Les critères pour changer de logiciel syndic et gérance

Ce que je cherchais, c'était un logiciel qui rassemblait toutes ces fonctionnalités en un seul et même endroit, simplifiant ainsi notre flux de travail. Bellman s'est avéré être la solution idéale. Il offre une interface fluide, intuitive et ergonomique qui unifie la gestion de nos biens immobiliers. Il permet un suivi visuel des dossiers grâce à une timeline, ce qui était une fonctionnalité essentielle pour nous. Avec mon logiciel gestion précédent, tout était mélangé, et il n'y avait pas de notion de dossiers distincts. Nous nous retrouvions souvent perdus parmi les différentes interventions, sans séparation claire entre les travaux, interventions et sinistres tels que les dégâts des eaux. Cette confusion rendait notre travail plus complexe et moins efficace.

De plus côté emails, nous étions limités car il n'était pas possible d'importer des fichiers à partir de ces derniers, ce qui rendait le suivi des informations fastidieux pour les équipes. C’était aussi une source d’erreurs non négligeable. Nos boîtes mail n'étaient pas directement connectées au logiciel. La seule manière d'établir une connexion entre nos emails et notre logiciel syndic et gérance était par le biais de SharePoint, où nous pouvions enregistrer certains emails et les relier à des immeubles ou biens.

Avec Bellman, les équipes répondent en un clic à une demande copropriétaire ou propriétaire. En fonction de la demande, des emails sont automatiquement générés avec les bonnes informations récupérées depuis le logiciel. Le partage d’information ou de document se fait également en un clic directement depuis les mails.

Sur la gestion des assemblées générales et le traitement des retours AG, ainsi que sur la partie administrative, nous avons remarqué des améliorations significatives avec Bellman. Bellman nous a apporté des avantages essentiels, par exemple, dans la gestion des contrats de syndic. Nous n'avons plus besoin de ressaisir les données et les contrats peuvent être signés en ligne depuis l’extranet. De plus, après avoir saisi les dates des appels de fonds et les budgets, il suffit de quelques secondes pour lancer toutes ces opérations après une assemblée générale.

Ainsi, notre décision de passer à Bellman était motivée par la découverte d'un outil tout-en-un, automatisé, facile à utiliser, et capable de fournir une visibilité claire sur nos dossiers. Bellman a répondu à ces attentes en unifiant nos processus de gestion, en améliorant considérablement la lisibilité de nos dossiers et en permettant un traitement bien plus efficace et sans erreur de nos emails.

Le logiciel Bellman a eu quel impact sur vos équipes ?

Le gain de temps et d’argent dans la prise en main

L'utilisation de Bellman est intuitive, ce qui réduit considérablement le besoin de formations complexes. Auparavant, les nouvelles recrues avaient besoin de plusieurs mois, environ 3 mois, pour maîtriser notre ancien système, ce qui nécessitait des formations coûteuses et souvent inefficaces. Avec Bellman, la courbe d'apprentissage est bien plus courte, car l'outil est ergonomique. Il n'y a plus de problèmes de classement ou d'archivage complexes. Tout cela se traduit par un gain de temps substantiel pour l'ensemble de notre équipe.

Le gain de temps au quotidien

En tant que gestionnaire de copropriétés et en tant que dirigeant de cabinet, le principal bénéfice du passage au logiciel Bellman est le gain de temps. Pour les gestionnaires, cela se traduit par une simplification de leur travail au quotidien. L'outil permet de répondre rapidement aux demandes de documents, d'envoyer des informations aux copropriétaires en un clic, et offre un suivi clair des ordres de service.

Le gain de productivité

En résumé, Bellman a eu un impact significatif sur notre manière de travailler en simplifiant nos processus, en améliorant notre efficacité et en offrant une meilleure expérience à nos équipes. Le gain de productivité est l'un des bénéfices les plus précieux, tant pour les gestionnaires que pour les dirigeants et leurs équipes.

Le logiciel Bellman a eu quel impact sur vos copropriétaires ?

Un gain de personnalisation

Bellman a eu un impact extrêmement positif sur nos copropriétaires. L'outil est intuitif et facile à utiliser, ce qui leur permet de se connecter rapidement et de choisir leurs préférences en matière de communication, collaboration, de paiement ... Certains d'entre eux préfèrent encore les envois papier, mais la majorité a adopté les fonctionnalités de communication dématérialisée offertes par Bellman.

Un gain de confiance et de satisfaction

Les copropriétaires et propriétaires apprécient également le niveau de transparence fourni par leur équipe gestion à travers l’extranet, réduisant ainsi les échanges d'emails, les questions sur l'état d'avancement des dossiers et le temps passé sur le contrôle des comptes avant l’assemblée générale. Le niveau de confiance et de satisfaction des copropriétaires et propriétaires vis-à-vis de leur équipe gestion s’est largement amélioré grâce à tout cela.

Un gain de transparence

Une fonctionnalité particulièrement appréciée est l'envoi de newsletters hebdomadaires ou mensuelles (en fonction du choix de chaque copropriétaire) sur les activités de l'immeuble. Bien que toutes nos copropriétés n'aient pas une activité intense, la plupart demandent des envois mensuels du récapitulatif d’activités. Les retours que nous avons reçus de nos copropriétaires sont très positifs. La fonctionnalité a été bien accueillie, certains immeubles ont même atteint un taux d'adoption de près de 80 %. Cela signifie que la communication par email est devenue la norme.

Merci Hervé pour ces précieuses informations sur votre expérience avec Bellman et les avantages qu'il a apporté à votre cabinet de gestion immobilière.

De rien, c'était un plaisir de partager notre expérience. Bellman a vraiment transformé notre façon de travailler et amélioré notre relation avec nos copropriétaires. C'est un outil qui simplifie et améliore notre quotidien et nous permet de fournir un service de meilleure qualité.

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