L'externalisation : une solution efficace pour les syndics, à certaines étapes clés !

L'externalisation de certaines fonctions, notamment de la comptabilité de copropriétés est une solution à laquelle de nombreux dirigeants de syndics songent à un moment donné de la vie de leur cabinet. Trois motivations principales sont généralement évoquées pour expliquer ce choix.

La première motivation est d'ordre financier. Que ce soit pour un cabinet en création où il peut être difficile de recruter un comptable dès le début, ou pour répondre à la demande d’un syndic souhaitant externaliser la comptabilité d’une partie de son portefeuille, l'externalisation permet de maîtriser ses coûts en évitant de recruter des équipes trop tôt. Cette solution peut aider un cabinet ayant besoin de passer un palier en termes de nombre d’immeubles dans son portefeuille, sans avoir à investir tout de suite dans une ressource interne.

La deuxième motivation concerne la gestion des ressources humaines. La gestion des embauches, des départs, des absences, et autres aspects liés au personnel peut être complexe à gérer en interne. L'externalisation simplifie cette gestion en confiant ces tâches à des professionnels spécialisés.

La troisième catégorie de motivations concerne la qualité de service. Il arrive parfois que des erreurs de recrutement ou des équipes trop juniors entraînent une baisse de la qualité du service. De plus, la taille critique de l'équipe peut être un enjeu pour assurer une continuité de service en cas d'absences ou de congés. Chez Bellman, nous disposons d'équipes suffisamment importantes pour garantir cette continuité de service avec une qualité toujours homogène.

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Offrir une solution flexible pour garantir une gestion efficace de la copropriété

L'externalisation est devenue une pratique courante dans de nombreux domaines d'activité, et la gestion de copropriétés ne fait pas exception. Conscient des problématiques posées par l’externalisation, Bellman propose quatre grands services d'externalisation aux syndics de copropriétés, leur permettant de bénéficier d'une expertise spécialisée à la carte et sur mesure.

Ces services comprennent 

• la comptabilité,
• la gestion du social,
• un service support client innovant pour les syndic, à destination des copropriétaires. 

Service d'externalisation comptable

Le service d'externalisation comptable offre aux syndics de copropriétés une alternative pratique à l'embauche d'un comptable. Il prend en charge toutes les tâches d'un comptable de copropriété, notamment la gestion quotidienne de la comptabilité, la gestion courante des finances, ainsi que la prise en charge des nouveaux mandats et des mutations. Grâce à ce service, les syndics peuvent s'assurer que la comptabilité des copropriétés est gérée aussi bien qu’avec un comptable en interne, tout en économisant sur les coûts liés à l'embauche et à la formation.

Service de gestion du social

Le service de gestion du social se concentre sur la gestion administrative et RH des employés et des gardiens d’immeubles. En plus des tâches courantes telles que l'établissement des fiches de paie et la gestion des absences, ce service va plus loin en assurant un suivi complet des salariés. Il s'occupe des entretiens avec la médecine du travail, des démarches administratives telles que les Déclarations Uniques d'Embauche (DUE), et des actions correctives nécessaires pour assurer le bien-être des salariés. En externalisant cette fonction, les cabinets de syndic peuvent se concentrer sur d'autres aspects de la gestion de la copropriété tout en bénéficiant d'une expertise spécialisée dans la gestion du personnel.

La gestion des ressources humaines est une composante essentielle de la gestion de copropriétés. Le service d'externalisation offre aux gestionnaires une équipe dédiée pour les aider dans les tâches liées au recrutement, aux remplacements et aux départs. Cette équipe spécialisée peut également gérer des projets plus complexes tels que les procédures légales, les contrôles URSSAF, les audits de qualité et les mises en concurrence de mutuelles. Grâce à ce service, les gestionnaires peuvent optimiser leurs processus de ressources humaines et s'assurer d'une conformité réglementaire accrue.

Service support client pour les copropriétaires 

Enfin, le service support client copropriétaire est conçu pour assister les gestionnaires de copropriété dans la gestion de la relation client copropriétaire, par mail ou téléphone. Il offre une assistance aux copropriétaires sur des questions simples liées à l'accès aux logiciels, aux appels de fonds, à la gestion des mutations ... De plus, ce service gère les demandes d'intervention, en particulier les situations d'urgence telles que les fuites d'eau par exemple. Les mesures conservatoires nécessaires sont prises pour résoudre rapidement ces problèmes, tandis que les demandes d'intervention courantes telles que le remplacement d'ampoules ou le déblocage de portes sont également traitées de manière efficace. Le service support client s'adapte aux besoins spécifiques des syndics de copropriétés, en leur permettant de définir des paramètres tels que les montants maximums à approuver.

De plus, le service support client prend en charge le standard téléphonique pour diriger les demandes vers les bonnes personnes au sein du cabinet (quand nécessaire). Il joue un rôle essentiel dans la gestion des factures et dans le traitement des emails des prestataires. Cette approche globale permet aux syndics de copropriétés de bénéficier d'un service complet et personnalisé, en fonction de leurs besoins spécifiques.

Les services d'externalisation activables à la carte offrent aux syndics de copropriétés une solution complète et sur mesure pour une gestion efficace, professionnelle et simplifiée de leurs immeubles. Ils leur permet aussi de pouvoir gagner des mandats sereinement sans avoir à penser au recrutement de ressources humaines et aux capacités de ces dernières.

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Comment l'externalisation selon Bellman a poussé le curseur plus loin

Cela est dans notre ADN. Dès le départ, les fondateurs de Bellman ont voulu créer un environnement de travail différent, favorisant la collaboration et permettant de travailler de manière asynchrone.

Ce concept implique d'avoir des moments de collaboration réels, mais également des moments de concentration sans être constamment interrompu par des appels téléphoniques ou des demandes inopinées. Cette approche a permis de favoriser la mise en place du télétravail et d'attirer et de retenir des talents qui recherchent une façon de travailler un peu différente.

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Mais comment fonctionne concrètement cette collaboration chez Bellman ? 

Nous avons développé de nombreuses fonctionnalités dans notre logiciel, afin de permettre cette collaboration à la fois entre les membres de l’équipe gestion et entre les copropriétaires et leur gestionnaire et comptable.

1/ Le système de tag, de commentaires et de notifications.
Tout comme sur un réseau social, vous avez la possibilité de commenter certaines tâches et de taguer vos collaborateurs, qu'ils se trouvent chez vous ou chez Bellman. Ces collaborateurs recevront alors une notification, ce qui vous permettra de collaborer en interne de manière asynchrone, sans avoir besoin d'être physiquement au bureau.

2/ La vue partagée.
En réalité, Bellman, c’est une base de données unique sur laquelle tous les services travaillent. Que ce soit les comptables, le recouvrement, les gestionnaires, etc., chacun dispose de son propre tableau de bord adapté à son métier. Ainsi, les gestionnaires peuvent envoyer leurs ordres de service, tandis que les comptables ont leurs factures à payer, et ainsi de suite, avec des statistiques spécifiques à chaque métier.
Cependant, nous avons également créé des vues partagées et des vues communes, permettant une collaboration entre les différents métiers et services. Ces vues sont accessibles à tous les collaborateurs en interne, ce qui facilite l'organisation des réunions générales sans avoir besoin de s'appeler ou de s'envoyer des e-mails.

3/ L’automatisation et les guides d'action. 
Dans la gestion d'une copropriété, de nombreuses actions sont répétitives, telles que le traitement des procès-verbaux ou la reprise d'une nouvelle copropriété remportée. C'est pourquoi nous avons développé des guides d'actions collaboratifs entre les différents services permettant à chacun de voir l’avancement des autres et ce que chaque fonction doit faire pour avancer (exemple : pour les actions post assemblées générales).
Notre solution connectée de gestion de mails offre également des fonctionnalités collaboratives. Nous avons intégré notre logiciel dans cet outil de messagerie, ce qui permet aux équipes gestion d'effectuer des actions directement depuis leurs emails, tout en restant sur leurs emails.

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Enfin, nous avons également développé des fonctionnalités pour les copropriétaires, leur permettant d'effectuer des actions directement depuis leur extranet (exemple : valider ou signaler une facture, commenter un dossier, un devis, etc.). L’extranet facilite donc la collaboration entre les copropriétaires, leur gestionnaire et les services que vous avez externalisés, tels que la comptabilité ou le service client.

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Externaliser pour plus d’efficacité et de productivité au sein des cabinets

L'objectif principal de toutes ces fonctionnalités et de cette approche collaborative est de maximiser l'efficacité et la productivité au sein de votre entreprise. En choisissant l’externalisation Bellman, vous permettez à vos équipes de se concentrer pleinement sur leurs tâches, sans les interruptions fréquentes qui peuvent ralentir leur rythme de travail. Cela entraîne une meilleure gestion du temps, une réduction des délais de traitement et une augmentation de la qualité des résultats.

De plus, cette collaboration permet également de renforcer les liens entre les différents services et métiers. En partageant une base de données commune et en disposant de vues partagées, vos équipes peuvent facilement échanger des informations, collaborer sur des projets transverses et prendre des décisions concertées. Cela favorise une communication fluide et une compréhension mutuelle, renforçant ainsi l'efficacité globale de l'entreprise.

L'externalisation a souvent été perçue comme un moyen de réduire les coûts et de se concentrer sur les compétences principales de l'entreprise. Chez Bellman, nous allons au-delà de cette approche traditionnelle en mettant l'accent sur la collaboration et l'innovation. Nous comprenons que l'externalisation ne signifie pas seulement déléguer des tâches, mais aussi créer un écosystème de travail dynamique, où chaque partie contribue à la réussite globale de l'entreprise.

En adoptant cette approche collaborative, Bellman a réussi à repousser les limites de l'externalisation et à créer un environnement de travail unique. Grâce à des fonctionnalités telles que les tags, les commentaires et les notifications, les vues partagées, les guides d'actions et les outils de messagerie collaboratifs, nous avons pu instaurer une culture de collaboration et de travail asynchrone, attirant ainsi des talents qui recherchent une manière de travailler plus flexible et innovante.

Si vous cherchez à aller plus loin dans votre démarche d'externalisation, pensez à l'importance de la collaboration et de l'innovation. En créant un environnement propice à la collaboration, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos équipes internes et externes, améliorer l'efficacité opérationnelle et obtenir des résultats exceptionnels.