Migration vers le logiciel Bellman, 2 semaines et 0 implication de vos équipes

La migration d'un logiciel de gestion peut être une étape redoutée pour de nombreux cabinets de syndics de copropriété. C’est pourquoi, chez Bellman, nous avons simplifié ce processus afin de minimiser les perturbations et garantir une transition en douceur. Comment nous procédons et combien de temps cela prend ? On vous explique tout.

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La migration logicielle, un traumatisme ?

La migration vers un nouveau logiciel est souvent perçue comme un traumatisme. Pourquoi ? Parce que cela prend plusieurs mois parfois même un an. C’est long. Trop long. Et cela gêne à la fois le fonctionnement du cabinet, la productivité des équipes, le travail des gestionnaires et peut même entraîner des pertes de lots. Mais ce n’est pas une fatalité. Chez Bellman, nous avons résolu ces problèmes. Notre migration se fait en douceur sur une période de 2 semaines en moyenne. 

La clé de notre succès réside dans notre maîtrise du sujet. Chaque semaine, nous effectuons des migrations, ce qui nous a permis de développer une expertise approfondie dans ce domaine. Pour que tout se passe sans difficulté pour les cabinets nous procédons par étape.

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La migration vers Bellman se passe rapidement et simplement

La première étape consiste à déterminer quelles données nous devons reprendre. Nous avons créé des « robots » spécialement conçus pour automatiser tout le processus de migration. Ces robots sont capables de reprendre une grande variété de données, notamment les informations clés de votre copropriété, les éléments de comptabilité, les dossiers de gestion, ainsi que les documents importants tels que les factures, les procès-verbaux d'assemblée générale, les convocations, etc.

L'import de vos données se fait en fonction du logiciel que vous utilisez actuellement. Selon le cas, vous pouvez nous fournir simplement les clés d'accès à votre espace en ligne, exporter vos données auprès de votre éditeur ou nous transmettre les fichiers bruts au format Excel. 

Une fois que nous avons accès à vos données, nous les soumettons à plusieurs étapes de traitement. Tout d'abord, nous les téléchargeons et les extrayons. Ensuite, nous procédons à la déduplication des données, en fusionnant les doublons et en garantissant l'intégrité de vos informations. Nous établissons un mapping précis pour répartir correctement vos écritures comptables et garantir une comptabilité précise et sans erreurs. De plus, nous reconstituons intégralement votre comptabilité dans notre logiciel, en identifiant chaque écriture et en effectuant les ajustements nécessaires. Nous veillons également à reformater certaines de vos données, telles que les numéros de téléphone ou les adresses e-mail, pour garantir une cohérence de l'ensemble de vos données.

L'importation de vos données est une étape cruciale, mais nous ne nous arrêtons pas là. 

Chez Bellman, nous attachons une grande importance quant à la qualité et à la fiabilité de vos données. C'est pourquoi nous avons mis en place un ensemble de contrôles, à la fois bloquants et non bloquants, pour garantir que vos données sont exemptes d'erreurs et restent cohérentes. Les contrôles bloquants doivent être validés avant que vos données ne soient migrées, assurant ainsi l'intégrité de votre comptabilité. Parmi ces contrôles, nous vérifions l'exactitude des répartitions de charges, l'équilibrage des écritures comptables, l'absence de doublons de comptes.

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Vient alors la deuxième étape pendant laquelle, nous allons vous présenter votre nouvel espace de travail, et vous apprendre à naviguer dans le logiciel. Nous vous expliquerons les fonctionnalités principales et les actions courantes que vous devrez effectuer. Tout cela se fera à travers des démonstrations et des tutoriels interactifs. Vous aurez également accès à notre documentation complète pour référence avec 200 articles documentés qui couvrent 100% des actions possibles. Mais l’avantage du logiciel Bellman, c’est qu’il a été conçu de sorte que tout le monde puisse se l’approprier rapidement. Nous avons investi énormément dans l’expérience utilisateur afin qu’il soit le plus intuitif possible.

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Une formation de quelques jours pour maîtriser le logiciel…Et c’est tout !

Une fois que vous aurez une bonne compréhension du logiciel, nous passerons à la troisième étape : la formation sur vos propres données. Nous allons importer vos données dans notre système et vous guider pas à pas pour vous montrer comment travailler avec vos informations spécifiques. Vous pourrez pratiquer et vous familiariser avec les différentes fonctionnalités en utilisant vos propres cas concrets avec une formation adaptée à chaque profil utilisateur. Notre équipe sera là pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner tout au long du processus. Et pour simplifier les échanges, vous n’aurez qu’un seul interlocuteur dédié à votre cabinet qui répondra à toutes vos interrogations au quotidien.

Pendant ces deux semaines de migration, nous veillerons à ce que votre transition se fasse en douceur. Vous n'aurez pas à vous soucier de la gestion des données, des erreurs ou des problèmes techniques. Votre expert dédié s'occupera de tout cela pour vous, en veillant à ce que chaque étape soit réalisée de manière précise et fiable. Nous comprenons que votre priorité est de continuer à travailler efficacement et sans interruption, c'est pourquoi nous nous efforçons de rendre la migration aussi transparente et fluide que possible.

Après ces deux semaines, vous serez prêt à utiliser pleinement notre logiciel Bellman pour gérer votre copropriété. Vous disposerez de toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer les données de base de votre copropriété, la comptabilité, la gestion des dossiers et bien plus encore. Vous pourrez retrouver tous vos documents importants, tels que les factures, les procès-verbaux des assemblées générales et les appels de fonds, dans notre système, prêts à être consultés et traités.

De plus, notre équipe, et votre expert, resteront à votre disposition même après la migration. Si vous avez des questions, des préoccupations ou si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire, nous serons là pour vous aider. Nous nous engageons à vous fournir un soutien continu afin de vous assurer une transition réussie et une expérience optimale avec notre logiciel.

La migration vers Bellman est conçue pour être simple, rapide et fluide. En quelques jours seulement vous maitriserez le logiciel.

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