Simplifiez la reprise d'immeubles avec le logiciel Bellman

La reprise d'immeuble est bien souvent une tâche complexe et chronophage, impliquant de nombreuses démarches administratives et comptables. Cependant, grâce au logiciel Bellman, cette procédure peut désormais être grandement facilitée et automatisée, permettant ainsi un gain de temps considérable pour les équipes impliquées. Et pour les copropriétaires, notamment les membres du conseil syndical, c’est plus de tranquillité grâce à des communications automatiques sur l’état d’avancement du projet. On vous explique comment ça marche !

Rendre simple ce qui est complexe pour les syndics et les copropriétaires

Lorsqu'un mandat de syndic est gagné en assemblée générale, la reprise d'immeubles commence. Le logiciel Bellman permet d’automatiser les tâches administratives fastidieuses. Voici quelques exemples :

La mise à jour des fournisseurs.

Grâce à l’import comptable, le logiciel Bellman reconnaît automatiquement les prestataires de l’immeuble. Il vient récupérer les emails des fournisseurs et des templates sont automatiquement générés pour :

• leur envoyer des courriers de demande de changement de syndic et de mise en place des prélèvements automatiques,
• que le prestataire change ses fiches clients et adresse les factures au nouveau syndic.

L'enregistrement de la copropriété sur le registre national des copropriétés.

‍Le logiciel Bellman facilite aussi l'enregistrement de la copropriété sur le registre national des copropriétés, grâce à une API qui envoie automatiquement les informations du logiciel Bellman vers le registre en ligne.

La communication sur l’avancement auprès des copropriétaires.

Une des problématiques majeures lors de la reprise est la visibilité donnée aux copropriétaires et notamment aux conseils syndicaux.

Pour palier ce problème, en début de reprise, le gestionnaire va sélectionner sur le logiciel Bellman, les noms des copropriétaires à informer sur l’état d’avancement. 

Les copropriétaires choisis, souvent membres du conseil syndical, vont recevoir 4 mails pour être tenus au courant : 

• des étapes clés de la reprise à venir,
• de la demande effectuée de l’ouverture des comptes bancaires,
• de l’ouverture des comptes bancaires,
• de la mise à disposition de la comptabilité sur l’extranet copropriétaire.

‍

Le suivi des tâches à faire pour les équipes gestion.

Grâce au tableau de bord partagé du logiciel Bellman, chacun peut suivre en temps réel l'état d'avancement de la reprise, avec des tâches clairement définies en statut "à faire" ou "faites".
14 étapes sont nécessaires pour une reprise complète d’un immeuble. Sur le tableau de bord, chacun, gestionnaires et comptables, voit bien qui fait quoi et à quel moment !

Reprise comptable d’immeuble, l’automatisation au service des cabinets.

Le logiciel Bellman propose des fonctionnalités automatisées pour faciliter le suivi et le traitement de la reprise. Comme vu précédemment, des mails sont envoyés aux copropriétaires à différentes étapes du processus, les informant des prochaines étapes à venir et de l'ouverture du compte bancaire. Le logiciel peut même envoyer automatiquement à la banque toutes les pièces nécessaires pour l'ouverture du compte bancaire et le rattachement de l'immeuble au registre des copropriétés.

La gestion comptable est elle aussi grandement simplifiée, grâce à l'automatisation des saisies comptables. Les développeurs du logiciel Bellman ont créé des scripts automatiques qui permettent de reprendre l'ensemble du grand livre et de la comptabilité, réduisant ainsi drastiquement le temps de saisie manuelle. Le comptable n'a plus qu'à auditer ces écritures et les importer dans le logiciel en appuyant simplement sur un bouton, permettant d'avoir une comptabilité disponible en quelques minutes.

Il n’y a donc plus aucune saisie à faire ! On utilise des technologies qui permettent de reformer toutes les écritures du grand livre : mapping avec le bon compte comptable, mettre débit et crédit au bon endroit … On reconstitue toutes les écritures du grand livre en quelques minutes. Enfin, on reconstitue la balance automatiquement et on vient reconnaître les erreurs faites par l’ancien syndic : le logiciel les corrige automatiquement.

Avec ses solutions technologiques d'automatisation, le logiciel Bellman supprime efficacement les tâches manuelles fastidieuses et permet aux équipes de se concentrer davantage sur l'audit comptable et la reprise des comptes pour assurer une comptabilité précise au centime près.

Un gain de temps et d’efficacité pour les syndics

En moyenne, grâce au logiciel Bellman, la reprise d'une copropriété comprenant environ 200 lots peut être effectuée en seulement 2 à 4 heures, soit un gain de temps considérable pour toutes les parties impliquées.

‍

Si vous êtes intéressés par cette approche novatrice pour faciliter la reprise d'immeubles, nous vous invitons à consulter notre webinar ou à contacter l'un de nos conseillers pour en savoir plus sur les possibilités offertes par le logiciel Bellman.

‍