La comptabilité de votre copropriété est-elle bien tenue ?
La comptabilité d'une copropriété consiste à enregistrer toutes les opérations liées à la copropriété. La bonne tenue d'une comptabilité est indispensable car cela permet de présenter aux copropriétaires les annexes comptables dans le but d'approuver les comptes lors de l'assemblée générale.
Votre assemblée générale approchant à grand pas, vous souhaitez contrôler la comptabilité tenue par votre syndic de copropriété. C'est tout à votre honneur car ce n'est pas mince affaire et malheureusement (ou pas), tout le monde n'est pas comptable.
Vous ne savez pas quoi contrôler dans ce fameux grand livre qu'on vous envoie ? Nous avons sélectionné pour vous, les signes les plus évidents, prouvant que votre comptabilité copropriété est mal tenue. Vous êtes prêt.e ? C'est parti !
Comptabilité de copropriété : la présence d'un compte d'attente
Que cela soit dans une comptabilité d'une copropriété ou d'une société, personne n'aime ce compte 471. Ce compte "poubelle" est un danger !
Dès qu'une opération comptable existe dans ce compte, il faut vérifier si celle-ci est justifiée ou non. Elle pourrait correspondre à un règlement par chèque pour lequel le syndic de copropriété ne sait plus pour quel fournisseur il est destiné ou encore un encaissement d'un copropriétaire que votre syndic de copropriété n'a pas réussi à identifier. Si vous avez des écritures comptables qui existent depuis plusieurs années dans ce compte, vous devez lui demander pourquoi ces opérations n'ont jamais été rectifiées !
Comptabilité de copropriété : le contrôle des comptes des fournisseurs
Certes, le pointage des factures est utile pour comprendre les dépenses engagées pour la copropriété. Mais qu'en est-il des dettes restantes ?
Lorsqu'il reste un compte fournisseur créditeur (401 fournisseur), regardez s'il est normal que la facture ne soit toujours pas réglée. S'il s'agit d'une facture reçue en début d'année, voire des années antérieures, il faut demander des explications à votre syndic de copropriété car ceci n'est pas normal ! N'oubliez pas que les pénalités de retard sont par défaut à la charge de la copropriété, à vous, donc, d'effectuer les démarches pour imputer ces pénalités à votre syndic de copropriété.
Un compte fournisseur débiteur (401 fournisseur) ? Cela peut-être dû à un avoir qui n'a pas encore été remboursé ou qui va être imputé sur la prochaine facture. Ce qui est normal et justifié. En revanche, si c'est à cause d'une facture manquante, il faut vérifier si une écriture de clôture "facture non parvenue" a été saisie pour inscrire la dépense en comptabilité. Si ce n'est pas le cas et que la facture concerne l'exercice à approuver, cela signifie que la dépense ne sera pas rattachée au bon exercice comptable et ne sera donc pas prise en compte au moment de la répartition des charges de la copropriété.
Comptabilité de copropriété : l'analyse des comptes des copropriétaires
Regardez l'ensemble des comptes débiteurs et analysez ceux dont la somme est importante. Un copropriétaire mauvais payeur pourrait ne pas avoir réglé plusieurs appels de fonds. Vérifiez alors si votre syndic de copropriété a pris les mesures nécessaires pour le relancer. Si ce n'est pas le cas, il est encore temps d'agir !
La mauvaise nouvelle est que s'il reste des comptes créditeurs concernant des copropriétaires partis depuis plus de 5 ans, ces sommes auraient dues être réparties entre les copropriétaires sous la forme d'un produit divers. Vous pouvez toujours voter la répartition à la prochaine assemblée générale mais dommage que cette somme n'ait pas été répartie avant.
Avec Bellman, prenez le contrôle de votre comptabilité de copropriété
Bellman a été créé par deux ingénieurs frustrés par leur syndic de copropriété. Avec l’aide de gestionnaires de copropriété et de comptables copropriété, ils ont créé le syndic de leur rêve. Leur support et outil ? Une plateforme interne répondant notamment aux besoins des comptables Bellman. L'automatisation de nombreuses tâches, supportée par cette plateforme, permet ainsi de bénéficier d'un gain de temps incroyable mais surtout d'éviter les éventuelles erreurs de saisie comptable.
Côté copropriétaire, la présentation de la comptabilité est clarifiée pour un contrôle facilité et une visibilité en un clin d'oeil des comptes posant habituellement problème.