Changement de syndic et passation des archives en 3 points

Ça y est, vous venez de changer de syndic de copropriété ! 🎉 Votre ancien syndic a 1 mois pour remettre à votre nouveau syndic les archives de votre copropriété, ainsi que les documents et fonds appartenant à la copropriété ! Et ce, à partir de la cessation des fonctions de l'ancien syndic.

Si l'ancien syndic n'a pas communiqué les archives au nouveau syndic dans le temps imparti, le nouveau syndic peut mettre en demeure l'ancien syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, par voie électronique, ou en main propre contre récépissé ou émargement.

Si l'ancien syndic ne fait pas le nécessaire dans un délai de 8 jours après la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le tribunal de grande instance du lieu de situation de l'immeuble.

Le juge peut alors prononcer :

  • la remise sous astreinte des documents et fonds manquants,
  • le versement des intérêts éventuellement dus à compter de la mise en demeure,
  • le versement de dommages et intérêts.

Mais alors, c'est quoi ces archives ? Voici la checklist des documents inclus dans les archives.

Les documents propres à l'immeuble en copropriété et à son historique

Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division de l'immeuble, les modificatifs éventuels, les plans.

La liste à jour des copropriétaires de l'immeuble.

Le carnet d'entretien : les conventions conclues par le syndic soit avec des copropriétaires, soit avec les fournisseurs (contrats d'entretien, marchés de travaux et de fournitures) soit avec des propriétaires voisins (constitution de servitude, acquisitions ou aliénations...).

Les documents d'urbanisme concernant l'immeuble que le syndic aurait pu détenir (Cass. 3e civ., 10 oct. 1990 : Loyers et copr. 1990, comm. 493 ; inf. rap. copr. déc. 1990, p. 352).

La comptabilité de la copropriété

Les documents justifiant de la situation de la trésorerie : l'historique des comptes des copropriétaires, grands livres d'immeubles, relevés bancaires et factures d'honoraires de syndic pour suivi de procédure car ces documents ont bien trait à l'administration et à la gestion de la copropriété (CA Paris, 14e ch., 4 juill. 1997 : JurisData n° 1997-021745)

La totalité des fonds immédiatement disponibles : l'ancien syndic les remet par chèque ou par  virement bancaire au nouveau syndic.

Lorsqu'une copropriété a été gérée par deux syndics successifs au cours de la même année, chacun d'eux doit fournir des documents comptables distincts pour l'approbation de leurs comptes respectifs (CA Aix-en-Provence, 6 mai 1997 : JurisData n° 1997-044437).

La gestion de la copropriété

Les documents contractuels ou techniques relatifs à l'immeuble en lui-même : ont pour objectif d'informer de la situation de l'immeuble et de mettre en lumière les éventuels travaux à effectuer.

L'ensemble des documents et archives du syndicat des copropriétaires accompagnés d'un bordereau récapitulatif de ces pièces (une copie de ce bordereau doit aussi être remise au conseil syndical). Attention cependant, lorsque le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire, il est tenu d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.

Les dossiers de procédures dans lesquelles le syndicat est partie : par exemple, les procédures contentieuses en cours, les référés préventifs, etc.

Les registres des procès-verbaux des assemblées générales, avec leurs annexes (feuilles de présence, notifications...)

Nos gestionnaires de copropriétés vous accompagnent pour changer de syndic ! Contactez-nous pour en savoir plus, on vous explique tout 🙂

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