Les 3 rôles tenus en assemblée générale

L'Assemblée Générale aussi communément appelée "AG" est l'instance qui réunit les copropriétaires et au cours de laquelle sont prises les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. La présence de tous les copropriétaires y est recommandée.

Une assemblée générale des copropriétaires doit obligatoirement avoir lieu au moins 1 fois par an. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic. La convocation est envoyée au minimum 21 jours avant la date d'AG et contient notamment l'ordre du jour.

Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des points qui devront être votés au cours de cette AG.

Il n’est pas obligatoire d’y assister mais cela est fortement recommandé car un certain nombre de décisions y seront prises.

En effet, on prend trois grands types de décisions en AG :

  • les élections du syndic et du conseil syndical
  • les actes d’administration : vote des travaux, souscription des contrats...
  • les actes de disposition : acquisition ou cession d’une partie commune...

Mais alors, comment se passe une assemblée générale ? Qui fait quoi et pourquoi ? On répond à toutes vos questions 🙂

Comment se passe une assemblée générale ?

L'assemblée générale, c'est un peu la grande messe annuelle des copropriétaires ! Tous les copropriétaires ou leurs mandataires y sont invités. Pourquoi les mandataires ? Parce que si on ne peut se rendre à l'AG, il est possible de donner mandat à un autre copropriétaire de l'immeuble ou à toute autre personne de son choix pour être représenté.

C'est un moment important dans la vie de la copropriété. Chacun peut évoquer des soucis plus ou moins impactant pour l'immeuble. Il n'y a pas de "petits sujets", il convient d'être à l'écoute, et de solutionner les nuisances dans l'intérêt de la copropriété. En effet en copropriété, tout sujet même en apparence anodin, peut rapidement dégénérer, il est donc important d'y accorder toute son attention et parfois une oreille attentive peut suffire à faire retomber la pression !

Les propriétaires sont convoqués par le syndic de leur copropriété au minimum 21 jours avant l’assemblée générale de copropriété par lettre recommandée.

Lors de l’assemblée générale, il est important de respecter un formalisme : on ne vote et on ne se prononce que sur les questions inscrites à l’ordre du jour.

Alors, quels sont donc les rôles tenus en AG, permettant de diriger les débats, faire avancer les sujets, comptabiliser les votes, etc. ? On vous présente : le Bureau !

Les rôles tenus en assemblée générale

Le président de séance

Son élection est obligatoire par les copropriétaires à la majorité simple des votants présents et représentés (la fameuse majorité de l’article 24 du 10 juillet 1965).

Le plus souvent, est élu président de séance un copropriétaire ou le président du conseil syndical (CS). Ça doit obligatoirement être un copropriétaire ! D'ailleurs, la jurisprudence l'a rappelé : ni un syndic ni un mandataire ne peut se voir déléguer la faculté de présider la séance. Attention, le syndic, son conjoint ou ses préposés (c'est à dire les personnes qui ont un lien de subordination avec le syndic, tels que les gardiens ou employés d'immeuble par exemple) ne peuvent assurer cette fonction. Ça permet d'éviter tout conflit d'intérêt.

Et il fait quoi exactement ?

Il ouvre et lève la séance, dirige les débats, appelle aux votes sur chaque question posée à l'ordre du jour de l'AG.

En fin de séance, il valide le compte rendu d'AG avant envoi aux copropriétaires. Le compte rendu d'AG, comme son nom l'indique, rend compte de tout ce qui a été décidé en assemblée générale. Ce compte rendu est envoyé à tous les copropriétaires (présents ou non) dans le mois suivant la tenue de l'AG.

La responsabilité du président de séance est engagée durant l'AG, notamment sa responsabilité pénale peut être engagée conjointement avec celle du secrétaire de séance.

Le secrétaire de séance

Par principe, le secrétaire de séance, élu à la majorité simple des présents et votants est le syndic en mandat sauf décision contraire de l'assemblée générale (stipulé dans l'article 15 du décret du 17 mars 1967).

Et il fait quoi exactement ?

Le secrétaire de séance est là pour consigner le résultat des votes et établir le PV d'AG, c'est à dire, ce fameux document qui contient les résultats de toutes les décisions prises en AG.

Quand il y a délibération au sujet d'une résolution, le secrétaire a pour mission d'apporter des précisions sur le sujet débattu afin d'informer les copropriétaires. Ça permet aux copropriétaires de voter en connaissance de cause et avec tous les éléments en main. Le secrétaire de séance est le chef d'orchestre de cette séance et doit donner la cadence pour que l'AG ne dure pas des heures (on a vu des AG durer jusqu'à 5h parfois, alors il est important de savoir refermer les débats et de ne pas s'éparpiller). Naturellement donc, parce que le gestionnaire est secrétaire, il ne peut donc pas se cantonner à ce rôle.

On passe au dernier rôle tenu en AG : le (ou les) scrutateur !

Les scrutateurs

Eux aussi sont élus par l’assemblée et dans les mêmes conditions que le président de séance et que le secrétaire de séance, à la majorité simple des présents de représentés.

La différence avec le président et le secrétaire de séance est que l'assemblée n'a pas obligation d'en élire un ! Et pas de cumul des rôles là aussi. Attention cependant, si votre règlement de copropriété (RCP) prévoit la désignation d'un ou deux scrutateurs, il faut bien respecter les stipulations du RCP ! Si vous ne le faites pas, un copropriétaire qui n'était ni présent ni représenté peut demander l'annulation des décisions prises par l'assemblée générale.

Et que fait-il en AG ?

Son rôle est de comptabiliser les votes à chaque point de l'ordre du jour : le nombre de voix pour et contre les résolutions adoptées, mais aussi les abstentions.

Et voilà, s'en est fini de cet éclairage sur les 3 rôles majeurs tenus en assemblée générale. Vous avez tout compris et vous voulez en savoir plus sur le syndic Bellman ? Contactez-nous, on vous rappelle et on répond à toutes vos questions 😊

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