Changer de syndic provisoire dans une copropriété neuve

Avec la notion de copropriété neuve, vient son lot de vocabulaire et autres notions parfois difficiles à comprendre. On va donc reprendre le sujet à la base. Comment nait une copropriété dans un immeuble neuf ? Qui gère quoi ? Quel est le rôle des nouveaux copropriétaires ? Comment se faire accompagner des meilleurs professionnels pour gérer la réception d'un immeuble neuf ?

On répond à toutes ces questions dans cet article, alors accrochez vous, c'est parti 🚀

Le promoteur immobilier

On commence par le commencement avec une définition pour comprendre ce qu'est le promoteur immobilier. C'est tout simplement l'entreprise qui vend des espaces nouvellement construits, en cours de construction ou à construire. Il est donc au départ, propriétaire de l'ensemble des lots d'un même immeuble.

Le promoteur immobilier a la tâche de nommer un syndic provisoire. Il va donc payer ses honoraires durant la première année. On dit alors que le promoteur est mandataire provisoire, et il va endosser cette fonction durant un an maximum, jusqu'à la tenue de la première assemblée générale des copropriétaires.

Le syndic de copropriété provisoire

La désignation du syndic provisoire

Comme on le disait juste avant, le promoteur désigne le syndic provisoire, et sa désignation est consignée dans un document que vous devez certainement connaître. Le très célèbre règlement de copropriété (encore appelé RCP). Le RCP est rédigé par le promoteur et il s'impose à l'ensemble des copropriétaires. Nous vous conseillons de bien prendre connaissance de l'intégralité de ce document qui doit devenir votre livre de chevet durant les premières semaines de votre acquisition. Vous y trouverez plein de renseignements utiles sur le fonctionnement de votre copropriété  📕

Le promoteur négocie donc les termes du contrat qui liera le syndicat des copropriétaires au syndic de copropriété provisoire.

Le rôle du syndic provisoire

On ne le sait pas forcément quand on ne connait pas encore le monde de la copropriété, mais le rôle du syndic provisoire est TRÈS important ! Il signe l'acte de livraison de l'immeuble nouvellement construit mais n'a pas forcément la compétence pour garantir le bon fonctionnement des éléments d'équipements collectifs de l'immeuble. On conseille donc de se faire accompagner au départ, d'un maître d'oeuvre ou d'un bureau d'étude. Ça permet de prévenir la naissance d'éventuels contentieux, et ainsi de faire jouer la garantie de parfait achèvement qu'on nomme aussi la GPA.

La mise en concurrence du syndic provisoire

L'obligation de mise en concurrence

L'obligation de mise en concurrence du syndic provisoire dès la première assemblée générale est toute récente puisqu'elle date de 2014 (loi ALUR). Le syndic provisoire se doit de soumettre à l'ordre du jour, un ou plusieurs autres contrats de syndic. Et ils pourront être choisis par les copropriétaires eux-mêmes. C'est la raison pour laquelle il est super important pour les copropriétaires de s'intéresser très tôt à la vie de leur copropriété, et pas seulement à leur lot privatif. Il ne faudrait pas que des décisions soient prises sans leur approbation 🙂 Et c'est d'autant plus important de pouvoir choisir un syndic dans lequel on a confiance, car les délais d'actionnement des garanties en cas de désordre sont très courts. Il faut donc choisir un prestataire de service réactif et qui se rendra disponible pour cette mission.

Pour info, chez Bellman, le contrat n'est pas pluriannuel et est sans engagement de durée 🥰

Comment la mettre en oeuvre ?

Mais alors concrètement, comment mettre en concurrence son syndic ? Quelle sont les étapes du changement de syndic ?

Le syndic provisoire doit informer les nouveaux copropriétaires par écrit de la date de la future assemblée générale, environ 3 mois avant l'envoi de la convocation à l'AG (qui elle-même est envoyée maximum 21 jours avant la date d'AG, vous suivez ?). Ces histoires de délais peuvent être complexes à comprendre MAIS, elles sont essentielles à garder en tête pour ne pas se tromper ! Bref, on reprend, vous avez donc environ 2 mois (entre le moment où le syndic provisoire communique sur l'organisation d'une future AG et la date maximum d'envoi de la convocation à l'AG) pour effectuer votre recherche d'un nouveau syndic qui correspond mieux à vos attentes en termes de service, de réactivité et de transparence 💪 Il vous faut envoyer les contrats sélectionnés pour la mise en concurrence, à votre syndic provisoire, par courrier recommandé avec accusé de réception.

C'est en général le conseil syndical qui pilote la mise en concurrence du syndic. Dans le cas présent, il n'y a pas encore de conseil syndical. C'est donc bien à l'initiative d'un ou plusieurs copropriétaires que devra se faire ce travail de recherche et de sélection. Et le syndic provisoire ne peut pas leur refuser !

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La mise en route de la copropriété

Ça y est, la livraison de la copropriété a eu lieu ? Le syndic provisoire peut désormais mettre en route la copropriété. Il va maintenant se charger de sélectionner des fournisseurs, de signer les contrats collectifs d'eau, électricité, gaz, assurance, maintenance de l'ascenseur, etc., et de recruter le personnel de l'immeuble comme un gardien par exemple.

On conseille donc souvent aux copropriétaires de prendre contact très rapidement avec leur syndic provisoire pour pouvoir contrôler ces éléments. C'est ce qu'aurait fait le conseil syndical en temps normal, mais dans ce cas, le conseil syndical n'est pas encore formé !

La création du syndicat des copropriétaires

Le syndicat des copropriétaires sera créé dès que 3 conditions seront remplies :

  • les premiers bâtiments sont achevés,
  • les logements sont habitables,
  • le propriétaire initial (qui est donc le promoteur immobilier) n'est plus le seul propriétaire.

La copropriété voit donc le jour à la date de livraison du tout premier lot de l'immeuble 🥳

La création du conseil syndical

Le syndicat des copropriétaires étant désormais créé, il est temps de réfléchir à la constitution du conseil syndical ! Ce dernier est élu durant la première assemblée générale. Chaque année il sera à nouveau soumis au vote des copropriétaires 🗳

Le cas de la copropriété composée de plusieurs bâtiments

Une copropriété peut être le résultat de la construction de plusieurs immeubles sortis de terre successivement. Dès lors qu'un de ces immeubles est construit, le régime de la copropriété s'applique et la machine se met en place (désignation d'un syndic, application du règlement de copropriété, constitution du syndicat des copropriétaires, etc.). En effet, une copropriété ne peut pas se retrouver sans syndic. C'est tout simplement interdit par la loi 📜

Intervient alors une notion que vous ne connaissez peut-être pas, celle de "lots transitoire". Ça veut dire que les copropriétaires des lots non encore achevés deviennent quand même membres du syndicat des copropriétaires. Ils doivent donc payer leurs charges et sont conviés à participer aux assemblées générales !

La tenue de la première assemblée générale

La première assemblée générale de la copropriété doit avoir lieu dans un délai maximum d'un an à partir de la date de livraison des premiers lots acquis. Et vous l'aurez compris, c'est le fameux syndic provisoire qui est tenu de choisir la date et de la tenir.

À partir de cette première assemblée générale, la première année de vie de la copropriété a une importance capitale ! C'est au cours de ces 12 premiers mois que le syndic devra demander au promoteur la levée de l'ensemble des réserves émises par ses soins et le conseil syndical. C'est là qu'on voit que le travail en partenariat du syndic et du conseil syndical a toute son importance !

Ça y est, vous savez tout, ou presque ! Il reste un point très important à évoquer : la garantie de parfait achèvement. C'est une notion essentielle à comprendre pour que la réception de votre tout nouveau lot privatif se passe bien. On évoquera cette notion dans un prochain article 🙂

Et si vous souhaitez en savoir plus sur Bellman pour vous faire accompagner au mieux lors de la réception de votre immeuble nouvellement construit, contactez-nous ! Bellman est le neo-syndic réactif, transparent et humain qui place la satisfaction des copropriétaires au coeur de toutes ses décisions.

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