Ordonnance ELAN : ce qui a changé depuis le 1er juin 2020
L'objectif de cette réforme est de moderniser le statut de la copropriété tel qu'il existe actuellement afin d'améliorer la gestion des immeubles et de prévenir les contentieux. On décrypte pour vous les trois changements majeurs liés à cette réforme. Assemblées générales, conseil syndical et petites copropriétés, voici ce qui change !
Les changements concernant les assemblées générales
Visioconférence et vote à distance
Premier changement lié à l'actualité des dernières semaines (le confinement). En temps normal, il fallait avoir autorisé au préalable, durant votre dernière assemblée générale, le vote à distance et la visioconférence. Il fallait aussi avoir statué sur les modalités de tenue de l'assemblée générale à distance : outil et coût imputé au syndicat des copropriétaires. Désormais vous n'avez plus besoin d'avoir voté ces modalités au préalable. Votre syndic peut tenir votre assemblée générale en visioconférence sans contrainte (s'il est équipé). Cette option est possible du 1er juin 2020 au 31 janvier 2021.
D'ailleurs, chez Bellman, on tient des assemblées générales à distance, sans frais supplémentaire pour la copropriété 🥳 On contrôle l'identité des participants grâce à un code envoyé dans la convocation aux copropriétaires concernés. On fait voter les copropriétaires directement via le tchat de la plateforme, en leur proposant de répondre "pour", "contre" ou "je m'abstiens". Et on propose maintenant à toutes les assemblées générales de nos copropriétés de voter la possibilité de tenir l'AG en visioconférence, pour se prémunir d'une future contrainte comme celle qu'on a vécu ces derniers mois. C'est une précaution qui peut éviter bien des problèmes💡
Vote par correspondance
L'objectif de ce vote est de lutter contre l'absentéisme en assemblée générale. C'est un fléau qui bloque souvent la prise de décision importante. Le vote par correspondance est particulièrement utile en cette période de confinement ! Pour voter par correspondance, vous devrez utiliser un formulaire type dont le contenu a été fixé dans un décret paru récemment.
Comme vous pouvez le voir, le formulaire du vote par correspondance doit rappeler l’adresse de la copropriété, la date, le lieu et l’heure de l’assemblée générale. Il doit aussi faire mention de la personne à qui il doit être retourné (gestionnaire de copropriétaire ou président du conseil syndical), l'adresse postale et le mail auxquels peuvent être retournés les formulaires. Enfin, il doit explicitement faire mention de la date limite de remise des formulaires.
Il faut que l'on retrouve chaque point indiqué à l'ordre du jour, dans le même ordre et doit laisser la possibilité de voter "pour", "contre" ou "abstention".
Attention, si la résolution est modifiée durant l'AG, et que le copropriétaire a voté favorablement dans son formulaire par correspondance, son vote ne pourra pas être pris en compte.
Un autre point d'attention, si un copropriétaire a voté par correspondance et décide finalement d'assister à l'AG ou de se faire représenter (à l'aide d'un pouvoir), le vote par correspondance ne sera pas pris en compte !
Vous devrez renvoyer ce document à votre syndic pour qu'il le reçoive au maximum 3 jours francs avant la tenue de l'assemblée générale. Vous devrez impérativement indiquer vos consignes de vote et celles-ci se devront d'être appliquées 🗳️
Changement de majorité
Ce changement concerne la modification de la majorité applicable à la prise de décision de certaines dispositions : certaines passent d'un vote auparavant à la majorité absolue (article 25) à un vote à la majorité simple (article 24). C'est le cas de l'autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes d'un immeuble. L'objectif est de permettre le passage simplifié de certaines dispositions qui ne passaient pas assez facilement auparavant. Ça devrait faciliter la prise de décision en assemblée générale 💪
Le vote de rattrapage
Le vote de rattrapage était, avant le 1er juin 2020, un vote à la majorité simple (article 24), possible uniquement suite à un vote à la majorité absolue (article 25) ayant recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat des copropriétaires. Depuis le 1er juin 2020, on parle "d'extension" du vote de rattrapage puisqu'il est désormais possible de l'appliquer à tous les votes. Ça permet de pouvoir prendre plus de décisions en assemblée générale malgré l'absence d'un certain nombre de copropriétaires.
Vote de travaux et financement
Un autre changement important de cette réforme concerne le vote des travaux sur les parties communes ou d'intérêt collectif sur les parties privatives. Désormais quand l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur ce type de travaux, la question de la souscription d'un emprunt collectif destiné au financement, sera inscrite à l'ordre du jour de cette même AG. Ça va permettre d'aller plus vite entre le moment où les travaux sont votés, et le moment où ils peuvent être réalisés.
Les changements concernant le conseil syndical
Les pouvoirs du conseil syndical ont été moins étendus qu'espéré. L'idée de créer un conseil syndical plus puissant et qui aurait fonctionné comme un conseil d'administration a été abandonné. Ce fonctionnement existe dans certains pays mais ça n'a pas vocation à être mis en place pour le moment en France.
Pour autant, il y a quand même pas mal de changement que ce soit dans la capacité d'être élu au conseil syndical, ou dans la capacité à déléguer la prise de décision au conseil syndical pour des décisions.
La délégation de pouvoir au conseil syndical
Pour les conseils syndicaux composés d'au moins 3 membres, l'assemblée générale peut déléguer au conseil syndical, le pouvoir de prendre tout ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées, sauf pour
- l'approbation des comptes,
- la détermination du budget prévisionnel,
- les adaptations du règlement de copropriété.
Cette mesure sera utile par exemple s'il y a des travaux avec un montant important, qui devaient être réalisés au cours de l’année. Votre conseil syndical pourra voter ces travaux sans qu’une assemblée générale ne soit nécessairement tenue. L'avantage de cette mesure est qu'il n'y a plus besoin de tenir une assemblée générale extraordinaire pour prendre ce type de décision. Ça représente un gain de temps et une économie d'argent importante pour les copropriétaires.
Les décisions au sein du conseil syndical sont prises à la majorité. En cas d'égalité des voix, c'est le président du conseil syndical qui tranche en ayant une voix prépondérante. Cette délégation n'est valable que pour une durée maximale de deux ans et sera renouvelable par une décision lors de l'assemblée générale. Le conseil syndical devra rendre compte de l'exercice de sa délégation de pouvoirs devant l'assemblée générale des copropriétaires qui vote l'approbation des comptes.
La délégation de pouvoir est donnée au conseil syndical pour une durée de 2 ans. Elle est cependant renouvelable par décision expresse de l'assemblée générale !
Dans le cas où vous voudriez intenter une action à l’encontre de votre syndic, il faudra désormais que l’assemblée générale donne explicitement le pouvoir de délégation au président du conseil syndical (ou à des copropriétaires représentant un total de ¼ des tantièmes, s’il n’y a pas de conseil syndical). Avant, une action pouvait être menée sans accord préalable de l'assemblée générale et surtout, il ne fallait pas donner de pouvoir au président du conseil syndical.
Ascendants ou descendants comme membres du conseil syndical
Il est maintenant possible pour les ascendants ou descendants des copropriétaires de devenir membres du conseil syndical !
Le rôle du conseil syndical en cas d'impayé
En cas d'impayé dans la copropriété, le conseil syndical (ou les copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix du syndicat) pourra désormais, saisir un juge, en l'absence d'action du syndic. Ça sera possible si les impayés atteignent 25% des sommes exigibles ou 15% pour les copropriétés de plus de 200 lots. Avant, seul le syndic y était autorisé. Ce changement va permettre à certaines copropriétés d'aller plus vite dans la résolution de ce problème, puisque le syndicat des copropriétaires n'est plus soumis à l'inaction du syndic (s'il y a inaction !).
Assurance responsabilité civile pour le conseil syndical
Désormais, il est obligatoire pour le syndicat des copropriétaires de souscrire pour chacun des membres du conseil syndical, une assurance responsabilité civile pour les membres du conseil syndical, dans le cas d'une délégation de pouvoir. Comme on vient de le voir, votre conseil syndical aura un potentiel rôle de gestion, si une délégation de pouvoir lui a été confiée à la majorité de l'article 25. Ça sera à votre gestionnaire de copropriété de négocier cette assurance avec l'assurance multirisque de votre immeuble ! Si votre conseil syndical n'a pas de délégation de pouvoir, il ne sera pas utile de souscrire à une assurance !
Pénalités pour non transmission de documents réclamés par le conseil syndical
Désormais si votre syndic met plus d’un mois à vous transmettre des documents (après envoi par le conseil syndical de la demande par courrier recommandé), il risque des pénalités par jour de retard : 15 euros par jour de retard, au-delà du délai d'un mois, à compter de la demande du conseil syndical. Les frais de pénalité seront déduits directement des honoraires du syndic. Ça concerne tous les documents relatifs à la copropriété, même le grand livre (si le conseil syndical en fait la demande).
Attention autre changement important : la non délivrance de la fiche synthétique de la copropriété n'est plus un motif de révocation du syndic de copropriété. Par contre là aussi, si le syndic mets plus d'un mois à transmettre cette fiche, il devra payer des pénalités par jour de retard.
Les changements pour les petites copropriétés
Sont considérés comme étant des petites copropriétés, les immeubles comportant maximum 5 lots principaux qu'ils soient à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou les immeubles dont le budget prévisionnel moyen est inférieur à 15 000 € en moyenne sur 3 ans. Avant les petites copropriétés étaient celles comportant moins de dix lots principaux et dont le budget prévisionnel sur une année est inférieur à 15 000 €.
L'ouverture d'un compte bancaire séparé
Désormais, il est obligatoire pour le syndicat des copropriétaires d'une petite copropriété d'ouvrir un compte bancaire séparé du compte bancaire du syndic en charge de la gestion. C'est au syndic de se charger de l'ouverture de ce compte. Chez Bellman c'est quelque chose qui est systématiquement inclus dans le forfait !
La fin de l'obligation de constitution d'un conseil syndical
Le syndicat des copropriétaires n'est plus tenu de constituer un conseil syndical comme c'était le cas avant.
La tenue de la comptabilité en partie double
Le syndicat des copropriétaires n’est pas tenu de saisir sa comptabilité en partie double (encore appelée "comptabilité d'engagement"). Il peut tenir une comptabilité de trésorerie qui consiste à enregistrer chronologiquement les dépenses de la copropriété au moment du règlement fournisseur et les produits au moment de l'encaissement d'un copropriétaire.
Prise de décision sans assemblée générale
Il est désormais possible de voter des décisions sans assemblée générale. Les décisions pourront être prises à l'unanimité des voix des copropriétaires à l'occasion d'une consultation écrite ou lors d'une réunion, sans qu'il y ait lieu de convoquer une assemblée générale, excepté pour les prises de décision relatives au vote du budget prévisionnel et à l'approbation des comptes. C'est le syndic qui devra organiser la consultation, à son initiative ou à la demande d'un copropriétaire.